課題から探す

kintone × 履歴書PDF管理届いた履歴書が、そのままkintoneに。

応募の受け付け方も、紙の履歴書を受け取る運用も変えません。履歴書PDFから、候補者名・連絡先・職歴をkintoneへ自動登録。紙の履歴書は、スキャナーや複合機で読み取るだけです。

資料をダウンロード無料トライアルを始める

TOP
課題から探す
履歴書PDF管理

こんな課題はありませんか？

課題 01
履歴書PDFを1件ずつ手作業で登録
メールや紹介会社から届く履歴書PDFを、手動でkintoneにアップロード
- 小売業の店舗採用や派遣スタッフ登録で大量の履歴書が届く
- 1件ずつkintoneにアップロードし、候補者名やポジションを手入力
- 採用繁忙期には数百件の登録作業が発生
- 担当者の作業時間が採用活動そのものを圧迫
課題 02
紙の履歴書の管理が追いつかない
郵送・持参で届く紙の履歴書をファイリングして保管。検索も困難
- 店頭や面接会場で受け取った紙の履歴書が積み上がる
- キャビネットや段ボールで保管し、スペースを圧迫
- 過去の応募者を探すにはファイルを1枚ずつ確認
- デジタル化したくても手間がかかり後回しに
課題 03
必要な履歴書がすぐに見つからない
ファイル名やフォルダ構造だけでは候補者を特定できない
- ファイル名が統一されておらず検索しにくい
- 候補者名で検索するにはファイルを開く必要がある
- 面接直前に履歴書が見つからないケースが発生
- 過去の応募者を再度採用したくても書類が見つからない
課題 04
個人情報の管理に不安がある
紙やローカルPCに保存された履歴書の管理が不十分
- 紙の履歴書が机上や店舗カウンターに放置されるリスク
- 不採用者の書類を適切に廃棄できていない
- 誰がどの書類にアクセスしたか把握できない
- 個人情報保護の観点で管理体制に課題

履歴書PDFと紙の履歴書を、メール受信・スキャナー・複合機からPDF-kintone自動連携でkintoneへ登録する構成

履歴書
エントリーシート
紹介状
職務経歴書
ポートフォリオ
資格証明書
面接評価シート
適性検査結果
内定通知書

このソリューションでできること

履歴書PDFから候補者名・連絡先・職歴を自動抽出してkintoneフィールドに登録
PDFファイルも添付フィールドに自動保存（抽出データとPDFをセットで管理）
紙の履歴書はスキャナー・複合機で読み取るだけで自動登録
小売・人材派遣業の大量採用にも対応。年額12万円、Windows PC 1台で運用可能

ソリューション概要

履歴書PDFからデータ抽出＋PDF自動添付でkintone管理

DataSyncer® for kintone（データシンカー®）が、履歴書PDFから候補者名・連絡先・職歴などのテキストを自動抽出してkintoneフィールドに登録。
同時にPDFファイルも添付フィールドに自動保存します。
小売業のパート・アルバイト大量採用や、人材派遣業の登録スタッフ管理など、大量の人材情報を効率的に管理できます。
紙の履歴書もスキャナーや複合機で読み取るだけでそのままkintoneに登録可能です。

01
いまの受け付け方のまま
メール・Web応募・紹介会社・店頭の紙と、届き方はそのまま。届いたPDFを置くか送るだけ
02
データ自動抽出
履歴書PDF内の候補者名・連絡先・職歴・資格などを自動抽出してkintoneフィールドに登録。手入力ゼロ
03
PDF自動添付
抽出データの登録と同時に、元の履歴書PDFを添付フィールドに自動保存。原本をいつでも確認可能
04
スキャナー・複合機連携
紙の履歴書をスキャナーや複合機で読み取るだけでkintoneに自動登録。メーカー問わず対応
05
大量採用に対応
小売・人材派遣業など数百〜数千名規模の候補者データを一括処理。採用繁忙期にも対応

データシンカー®ならこう解決できます

解決策 01

履歴書PDFを一括自動登録＋データ自動抽出

フォルダに入れた履歴書PDFから候補者データを自動抽出し、PDFとともにkintoneに登録

指定フォルダに履歴書PDFを入れるだけで自動登録
候補者名・連絡先・職歴をPDFから自動抽出してフィールドに登録
元のPDFファイルも添付フィールドに自動保存
数百件の履歴書も一括処理。スケジュール実行で毎日自動処理

解決策 02

スキャナー・複合機で読み取るだけでkintone登録

紙の履歴書をスキャンするだけで、PDF化＋kintone登録を自動化

スキャナーや複合機で読み取るだけで自動登録
PDFを出力できるスキャナー・複合機なら、メーカーを問わず対応
面接会場や店舗のスキャナーからも即時登録可能
紙の保管スペースを削減し、ペーパーレス化を実現

解決策 03

候補者情報を自動抽出してインデックス化

履歴書PDF内の候補者名・応募職種などを自動抽出し、kintoneフィールドに登録

PDF内のテキストを自動読み取り
候補者名・連絡先・応募職種・資格などを抽出
kintoneフィールドに自動登録してインデックス化
kintone上で候補者名・スキル・資格で即時検索可能

解決策 04

kintoneの権限管理で個人情報を保護

kintoneのアクセス権限を活用し、閲覧者を限定。保管期間の管理も可能

閲覧・編集権限を部署・役職単位で設定
紙の履歴書を削減し、紛失リスクを低減
不採用者の書類を保管期間後に管理
アクセスログで閲覧履歴を記録

15日間無料トライアル

いまの採用の流れのまま、始められます

応募の受け付け方も、店舗の運用も変えずに、届いた履歴書をkintoneへ。

無料トライアルを始める資料をダウンロード

導入すると、こう変わります

手入力ゼロで候補者データベース構築
データ自動抽出
候補者名・連絡先・職歴をPDFから自動読み取りしてkintoneフィールドに登録
PDF自動添付
抽出データと履歴書原本をセットでkintoneに保存
大量処理
数百件の履歴書も一括で処理完了。小売・派遣業の大量採用にも対応
紙の履歴書もスキャナー・複合機で即登録
読み取るだけで自動登録
スキャナーや複合機でスキャンしたPDFをそのままkintoneに登録
メーカー問わず対応
PDFを出力できるスキャナー・複合機なら機種を問わない
面接会場でも即時登録
持参された履歴書をその場でスキャンしてkintoneに登録
候補者検索の効率化
候補者名・スキル・資格で即時検索
必要な人材を数秒で特定
人材プールとして活用
過去の応募者から適任者を再発掘
PDF原本もワンクリックで確認
添付ファイルからいつでも閲覧
個人情報の適切な管理
アクセス権限の制御
kintoneの権限設定で閲覧者を限定
紙の履歴書を削減
紛失・漏洩リスクを低減
保管期間の管理
不採用者の書類を期限付きで管理

連携のパターン

スキャナー・複合機連携（紙の履歴書のデジタル化）

郵送・持参・店頭で受け取った紙の履歴書をスキャンし、自動でkintoneに登録します。小売業の店舗や面接会場など、紙の履歴書が多い現場に適しています。

こんな方におすすめ

店舗でパート・アルバイトの紙の履歴書を受け取っている
面接時に持参された履歴書をその場で登録したい
既存の紙の履歴書を一括でデジタル化したい

メリット

スキャナー・複合機で読み取るだけで自動登録
PDFを出力できるスキャナー・複合機なら、メーカーを問わず対応
紙の保管スペースを削減し、ペーパーレス化を実現
各店舗の複合機から本部のkintoneに直接登録可能

設定手順

1.スキャナー・複合機のPDF出力先フォルダを指定
2.データシンカーで監視フォルダと登録先kintoneアプリを設定
3.PDF解析設定（候補者名・連絡先の抽出位置を指定）

メール受信からの自動連携

人材紹介会社やWeb応募フォームからメールで届く履歴書PDFを、自動でkintoneに登録します。

こんな方におすすめ

人材紹介会社から履歴書がメールで届く
Web応募フォームからPDFが送られてくる
メール添付のPDFを手動で保存・登録している

メリット

メールの添付ファイルを自動取得
PDF内テキストを自動抽出して候補者データをkintoneに登録
PDFも添付フィールドに自動保存
スケジュール実行で受信のたびに自動処理

設定手順

1.メール受信時の添付ファイル保存先フォルダを指定
2.データシンカーで監視フォルダと登録先kintoneアプリを設定
3.PDF解析設定（候補者名・応募職種の抽出位置を指定）

採用管理システムからの連携

既存の採用管理システムからエクスポートした履歴書PDFを、kintoneに自動連携します。

こんな方におすすめ

採用管理システムから履歴書PDFをエクスポートしている
複数の採用チャネルの書類をkintoneに集約したい
採用管理システムのリプレース時にデータ移行したい

メリット

既存システムの改修不要
複数チャネルの履歴書をkintoneに一元集約
段階的な移行が可能

設定手順

1.採用管理システムのPDF出力先フォルダを指定
2.データシンカーで監視フォルダと登録先kintoneアプリを設定
3.PDF解析設定（候補者情報の抽出位置を指定）

ライセンスと料金

PDF to kintone ライセンス
紙の履歴書のスキャンも、採用管理システムのPDFも、PDF to kintone 1つで
初期費用
100,000円
年間利用料
120,000円
月額換算
10,000円
含まれるもの
- 同時監視フォルダ数：1個
- 稼働OS × データ登録先kintone：1インスタンス
- 監視フォルダ設定可能数：無制限
- kintoneライセンス数：無制限
- 登録PDFファイル数：無制限

※ オプション：同時監視フォルダ数5追加年間50,000円／稼働OS 1追加年間50,000円

※ メールで届く履歴書はメール to kintone（年額12万円）、画像の履歴書の読み取りは AI-OCR to kintone（年額12万円）を組み合わせられます

※ 初期費用はデータシンカーの他ライセンス導入済みの場合は無料です

※ kintoneワイドコースのお客様は別途お問い合わせください

＃コラム

大量採用の現場における履歴書管理のDX

なぜ履歴書のデジタル管理が求められているのか

小売業のパート・アルバイト採用や人材派遣業のスタッフ登録では、年間で数百〜数千件の履歴書を扱います。紙の履歴書のファイリング、メール添付PDFの手動登録、候補者情報の手入力——これらの作業は採用担当者の大きな負担です。

データシンカーを活用すれば、履歴書PDFから候補者データを自動抽出してkintoneに登録し、PDFも自動添付。紙の履歴書もスキャナーや複合機で読み取るだけで登録できます。手入力ゼロで候補者データベースを構築し、採用スピードの向上と個人情報の適切な管理を同時に実現できます。

導入ステップ

1
即日
無料トライアル
15日間・すべての機能をお試しいただけます
2
無料トライアル期間中
Windowsに設置
フォルダに置くだけ（5分ほど）
3
無料トライアル期間中
候補者アプリと抽出の設定
履歴書から取り出す項目と登録先を設定
4
無料トライアル期間中
実際の履歴書で試す
PDFを置いて、登録結果を確認
5
ご注文後
ご契約・本番稼働
お見積もり → ご注文。トライアルの設定のまま本番へ

2〜4 は、無料トライアル（15日間）の期間中にお客様の環境で試せます

スモールスタートが可能

まずは1つのフォルダとアプリの連携から始め、効果を実感した後にスキャナー・複合機連携やメール連携へ段階的に拡大できます。

よくある質問

Qどのような形式の履歴書PDFでも対応できますか？: Aテキストデータが埋め込まれたPDFであれば、候補者名や連絡先などを自動抽出できます。スキャンした画像PDFの場合は、ファイル名からの情報抽出に対応しています。AI-OCRとの組み合わせで画像PDFからのテキスト抽出も可能です。
Q紙の履歴書も登録できますか？: Aはい。スキャナーや複合機で読み取ってPDF化するだけで、kintoneに自動登録できます。メーカーを問わず、Windowsフォルダへ転送できる機器であれば連携可能です。
Q個人情報の管理は安全ですか？: A履歴書PDFはkintoneに登録されるため、kintoneのアクセス権限・セキュリティ機能をそのまま活用できます。閲覧者の限定、操作ログの記録など、個人情報保護に必要な管理体制を構築できます。
Q既存の採用管理システムと併用できますか？: Aはい。データシンカーは既存システムの改修なしで導入できます。採用管理システムからPDFを出力できれば、そのままkintoneに連携できます。
Q1回で何件の履歴書を登録できますか？: A1回の処理で数百件〜数千件の履歴書PDFを一括登録できます。小売・人材派遣業の大量採用にも対応できます。
Qトライアルで試せますか？: Aはい。15日間の無料トライアルで、実際の履歴書PDFを使った連携をお試しいただけます。
Q不採用者の履歴書を一定期間後に削除できますか？: Akintoneのレコード管理機能を活用して、保管期間の管理が可能です。保管期限のアラート通知も設定できます。