DataSyncer® for kintone活用事例

kintoneで「FAX受信」

複合機やインターネットFAXで受信したデータをシームレスにkintoneアプリで確認するソリューションをご紹介します。

DataSyncer® for kintone活用事例

受信FAXをkintoneアプリで

  • kintoneアプリで受信FAXをリアルタイム参照できます。
  • ご利用中の複合機やFAX機はそのままに、ノーコードで実現できます。
  • データシンカー®を活用して安価に簡単に受信FAXをkintone連携できます。

kintoneでFAX受信するメリット

 Point1 　リモートからでもFAX確認、業務フローが進む
  • kintoneでFAXを閲覧できるのでPCはもちろんモバイルからも参照可能
  • プロセス管理を活用してFAX受信から業務フローをシームレスに開始できます
  • 過去のFAXを閲覧、検索も簡単にできます
 Point2 　複合機の標準機能で実現できる
・PDF転送機能が搭載されている複合機であれば追加費用は不要です
・既存のFAX番号を変える必要はありません
・紙出力と並行運用も可能です（複合機側で出力設定）
・OCR結果も登録すればkintone上で内容データも検索できます
 Point3 　クラウドFAXともノーコード連携
  • クラウドFAXとプログラム開発無しでkintoneに登録可能です
  • 相手型のFAX番号を自動でkintoneのフィールドに登録できます
  • 取引先マスタアプリとの連携で「送信元会社名」をアプリ上で参照できます
  • TransFaxとの連携ソリューション
 Point1 　リモートからでもFAX確認、業務フローが進む
  • kintoneでFAXを閲覧できるのでPCはもちろんモバイルからも参照可能
  • プロセス管理を活用してFAX受信から業務フローをシームレスに開始できます
  • 過去のFAXを閲覧、検索も簡単にできます

「kintoneでFAX受信」の仕組み

DataSyncer® for kintone を活用

DataSyncer for kintone（データシンカー）は、PDFファイルやメールをダイレクトにkitnoneに登録するツールです。

複合機FAXから出力したPDFやクラウドFAXからのメール連携で、データシンカーが自動でPDFを検知＆kintoneへの登録を行います。

これによりFAX受信のkitnone登録が自動化され、FAXとkintoneがシームレスに連携されます。
詳しく見る

「複合機FAX」との連携

複合機に搭載されている「PDF転送機能」を利用します。

「PDF転送機能」はメーカー問わずほとんどの複合機やFAX機に標準で搭載されています。「PDF転送機能」でWindows上の共有フォルダに転送設定を行い、そのフォルダをデータシンカーで監視する設定を行います。

さらに複合機側でOCR処理がされる場合はkitnoneにその結果を登録できます。これによりkintone上での文字検索も可能になります。
実際の設定事例

「クラウドFAX」との連携

クラウドFAXから受信したデータをPDFファイルでダウンロードします。（通常はFTPクライアントなどを利用します）

ダウンロード先のフォルダをデータシンカーで監視設定します。これにより受信FAXのkintone連携が可能になります。

さらに、クラウドFAXから受信する属性ファイル内の「送信元FAX番号」をkintoneアプリのフィールドに自動入力できます。

これにより、取引マスタアプリとデータ連動（ルックアップや関連レコード）させることができますので、受信FAXの「送信元会社名」をアプリ上に表示することも簡単に実現できます。

「メール機能」を利用した連携

複合機やクラウドFAXは受信したデータをPDFファイルで「メール送信」する機能があります。

メールの送信先をDataSyncer for kintoneにすることで、メールに添付されたFAXのPDFファイルをkintoneアプリに自動で登録します。

さらに、受信するメールの題名や本文などもkintoneアプリのフィールドに自動入力できます。

TransFaxとの連携ソリューション

「kintoneでFAX受信」メリット

FAX受注の効率化

受注データをkintoneで即確認
FAXで受信した「受注データ」を受注アプリに登録すれば、リモートからでも簡単に内容を確認できます。

さらにキントーンのプロセス管理機能を活用して、担当者の割り振りをするなど、業務フローを即時に開始できます。

アーカイブ・クラウド保存

FAXデータを安全に簡単にクラウド保管
FAXで受信した「受注データ」を受注アプリに登録すれば、リモートからでも簡単に内容を確認できます。

さらにキントーンのプロセス管理機能を活用して、担当者の割り振りをするなど、業務フローを即時に開始できます。

印刷コストを削減

無駄なFAX印刷を抑制
全てのFAXを紙出力する必要はもうありません。

kintoneアプリ上でプレビューしたPDFを必要分だけをプリントアウトすることができます。

紙出力を減らせば紙出力にかかるコストや保管料の削減が簡単に実現できます。

「kintoneでFAX受信」まとめ

いかがでしたでしょうか？
「FAXデータのkintone連携」というと特別なプログラム開発や高価なシステムの導入を連想しますが「DataSyncer® for kintone」と複合機やクラウドFAXの標準機能を組み合わせれば手軽に実現可能です。

お使いの複合機やクラウドFAXで「PDF出力機能」もしくは「メール送信機能」の有無をご確認いただき「kintoneアプリでのFAX受信」をぜひご検討ください。