DataSyncer for kintone活用事例

kintoneで「FAX受信」

kintoneならFAXもチームで活用 ♪
  • 外出中やリモートからも受信イメージを参照できる！
  • 複合機の標準機能を活用。メーカーを問わず実現できる！
  • ムダな紙印刷を抑制、印刷や保管コストを削減！

DataSyncer for kintone活用事例

受信FAXをkintoneアプリで

  • kintoneアプリで受信FAXをリアルタイム参照できます。
  • ご利用中の複合機やFAX機はそのままに、ノーコードで実現できます。
  • データシンカーを活用して安価に簡単に受信FAXをkintone連携できます。

kintoneでFAX受信するメリット

 Point1 　リモートからでもFAX確認、業務フローが進む
  • kintoneでFAXを閲覧できるのでPCはもちろんモバイルからも参照可能
  • プロセス管理を活用してFAX受信から業務フローをシームレスに開始できます
  • 過去のFAXを閲覧、検索も簡単にできます
 Point2 　複合機の標準機能で実現できる
・PDF転送機能が搭載されている複合機であれば追加費用は不要です
・既存のFAX番号を変える必要はありません
・紙出力と並行運用も可能です（複合機側で出力設定）
・OCR結果も登録すればkintone上で内容データも検索できます
 Point3 　クラウドFAXともノーコード連携
  • クラウドFAXでもプログラム開発無しでkintoneに登録可能です
  • 相手型のFAX番号を自動でkintoneのフィールドに登録できます
  • 取引先マスタアプリとの連携で「送信元会社名」をアプリ上で参照できます
  • ※クラウドFAX連携はFTPでGETするツールが別途必要です
 Point1 　リモートからでもFAX確認、業務フローが進む
  • kintoneでFAXを閲覧できるのでPCはもちろんモバイルからも参照可能
  • プロセス管理を活用してFAX受信から業務フローをシームレスに開始できます
  • 過去のFAXを閲覧、検索も簡単にできます

「kintoneでFAX受信」の仕組み

DataSyncer for kintone 「PDFゼロタッチ連携」を活用

DataSyncer for kintone（データシンカー）は、PDFファイルを自動でkitnoneに登録するツールです。

複合機からPDFを出力することで、データシンカーが自動でPDFを検知＆kintoneへの登録を行います。

これによりFAX受信→kitnoneが自動化され、FAXとkitnoneがシームレスに連携されます。
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「複合機FAX」との連携

複合機に搭載されている「PDF転送機能」を利用します。

「PDF転送機能」はメーカー問わずほとんどの複合機やFAX機に標準で搭載されています。
「PDF転送機能」でWindows上の共有フォルダに転送設定を行い、そのフォルダをデータシンカーで監視する設定を行います。

上記設定だけで、受信FAXがkintoneに自動登録が可能です。

さらに複合機側でOCR処理がされる場合はkitnoneにその結果を登録できます。これによりkintone上での文字検索も可能になります。

※複合機側の詳細な設定方法は、お使いの機器のマニュアルを参照するか保守ベンダーにお問合せください。
実際の設定事例

「クラウドFAX」との連携

クラウドFAXから受信したデータをPDFファイルでダウンロードします。（通常はFTPクライアントなどを利用します）

ダウンロード先のフォルダをデータシンカーで監視設定します。これにより受信FAXのkintone連携が可能になります。

さらに、クラウドFAXから受信する属性ファイル内の「送信元FAX番号」をkintoneアプリのフィールドに自動入力できます。

これにより、取引マスタアプリとデータ連動（ルックアップや関連レコード）させることができますので、受信FAXの「送信元会社名」をアプリ上に表示することも簡単に実現できます。

「kintoneでFAX受信」活用シーン

FAX受注の効率化
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受注データをkintoneで即確認

FAXで受信した「受注データ」を受注アプリに登録すれば、リモートからでも簡単に内容を確認できます。

さらにキントーンのプロセス管理機能を活用して、担当者の割り振りをするなど、業務フローを即時に開始できます。
アーカイブ・クラウド保存
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FAXデータを安全に簡単にクラウド保管

FAXデータはcybozu.com上で保存されますので、安全に保管が可能です。

また、過去のデータ検索もアプリ上で簡単に実現可能。複合機のOCR機能を活用すれば内容検索も実現できます。
印刷コストを削減
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無駄なFAX印刷を抑制

全てのFAXを紙出力する必要はもうありません。

kintoneアプリ上でプレビューしたPDFを必要分だけをプリントアウトすることができます。

紙出力を減らせば紙出力にかかるコストや保管料の削減が簡単に実現できます。

「kintoneでFAX受信」まとめ

いかがでしたでしょう？
「FAXデータのkintone連携」というと特別なプログラム開発や高価なシステムの導入を連想しますが、DataSyncer for kintoneのPDF連携機能と複合機やクラウドFAXの標準機能を組み合わせれば手軽に実現可能です。

お使いの複合機やクラウドFAXで「PDF出力機能」の有無をご確認いただき「kintoneアプリでのFAX受信」をぜひご検討ください。
kintone PDFゼロタッチ連携