データシンカー for kintone

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kintone × FAX受信届いたFAXが、そのままkintoneに。

FAX番号も、複合機でFAXを受信する流れも変えません。複合機の標準機能で届いたFAXを、kintoneへ自動登録。受信FAXをPC・スマホから確認できます。

関連ライセンスPDF to kintone ›メール to kintone ›AI-OCR to kintone ›
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  3. FAX受信

こんな課題はありませんか？

  • 課題 01

    複合機までFAXを取りに行く手間

    受信のたびに複合機まで移動、1日何度も往復

    • オフィスの端にある複合機までFAXを取りに行く
    • 1日に何度も往復する時間のロス
    • 在宅勤務中はFAX確認ができない
    • 担当者不在時にFAX受信を見逃す
  • 課題 02

    外出先からFAXを確認できない

    営業・出張中に受信FAXを確認できず、対応が遅れる

    • 顧客からの注文FAXに即座に対応できない
    • 外出先から会社に電話して確認依頼
    • 重要なFAXを見逃してクレームに
    • テレワーク時代に対応できていない
  • 課題 03

    過去のFAXを探すのが大変

    紙のFAXをファイリング、探すのに時間がかかる

    • 過去のFAXを探すのに数分〜数十分かかる
    • ファイルの中から目視で探す手間
    • 顧客からの問い合わせに即答できない
    • 保管スペースが圧迫される
  • 課題 04

    FAX番号を変えたくない

    取引先に通知済みのFAX番号を変更できない

    • 名刺・カタログに印刷済み
    • 取引先への変更通知が大変
    • 長年使ってきたFAX番号を維持したい
    • FAX番号変更による機会損失を避けたい
複合機で受信したFAXをPDF変換し、お客様のWindows環境の共有フォルダ経由でデータシンカーがkintoneのFAX受信アプリへ登録する構成

PDF転送機能またはメール送信機能がある複合機・クラウドFAXサービスに対応可能

このソリューションでできること

  • 受信FAXをPC・スマホから即座に確認（複合機に行かなくてOK）
  • 既存FAX番号そのまま、開発費用ゼロで実現
  • 年額12万円、複合機の標準機能だけで運用可能

FAX受信ソリューションの概要

複合機の標準機能でkintoneにFAX自動転送

DataSyncer® for kintone（データシンカー®）が受信FAXをkintoneに登録し、すぐに確認できます。
複合機の標準機能（PDF転送・メール送信）を使うため、開発費用ゼロで実現できます。

  • 01

    既存FAX番号・受信の流れはそのまま

    複合機の標準機能で連携するため、FAX番号変更不要。名刺・カタログもそのまま

  • 02

    メーカーを選ばない

    標準機能（PDF転送／メール送信）だけでOK。メーカーを問わず多くの複合機・クラウドFAXに対応

  • 03

    複合機まで行かなくていい

    PC・スマホからkintoneでFAX確認。外出先・在宅勤務でも即座に対応

  • 04

    開発費用ゼロ

    複合機の標準機能を使用。特別な開発やシステム改修は不要

データシンカー®ならこう解決できます

解決策 01

PC・スマホから即座に確認

複合機の標準機能でFAXを自動転送、kintoneで即座に確認

  • 複合機のPDF転送またはメール送信機能を使用（開発費用ゼロ）
  • 受信FAXが自動的にkintoneに登録、PC・スマホから即座に確認
  • 複合機まで取りに行く往復時間がゼロに
  • 在宅勤務中でもFAX確認・対応が可能
解決策 02

受注FAXをそのまま業務フローに

受注FAXをkintoneの受注アプリに登録し、受信した時点で対応を始められます

  • 外出先からスマホで受信FAXを確認
  • kintoneのプロセス管理で担当者を割り振り、対応状況を共有
  • メールの題名にある送信元のFAX番号を抽出して、送信元フィールドに登録
  • 担当者不在時でもチーム全体でFAX確認
解決策 03

kintoneで検索、数秒で発見

ファイル名・日付・顧客名で横断検索

  • kintoneの検索機能で過去FAXを数秒で発見
  • 複合機のOCR機能でFAX内容もテキスト検索可能
  • 顧客からの問い合わせに即座に対応
  • 紙ファイルの保管スペースも削減
解決策 04

既存FAX番号そのまま

名刺・カタログに記載済みのFAX番号を変更不要

  • 複合機の標準機能（PDF転送・メール送信）を使用
  • FAX番号を変更せず、取引先への通知も不要
  • 開発費用ゼロ、複合機メーカーも問わず
  • 長年使ってきたFAX番号を継続使用

活用事例

FAXで届く注文はそのまま。複合機で受けたFAXをkintoneへつないだ事例です

事例 01

株式会社松栄堂様

事例を読む ›
業界
薫香（お香）製造販売
導入ライセンス
メール to kintone
変えなかったもの
取引先からのFAXでの注文と、売り場で紙の注文書を書く運用
導入効果
1日約40件のFAXと売り場の注文書を、経路を問わずkintoneに集約してデータ化

Before（導入前）

  • 取引先からの注文は、今もFAXで1日約40件届く
  • 百貨店の売り場からFAX回線が撤去され、注文書を送る手段がなくなった
  • 紙のままでは、受注処理につなぐために転記や手作業が必要

After（導入後）

  • 複合機で受信したFAXがPDFになり、メールで送るだけでkintoneのレコードに
  • 売り場の注文書はスキャナーのボタンひとつで送信
  • どの経路の紙も「メールで送る」入口にそろえ、kintoneでデータ化
導入事例をすべて見る

15日間 無料トライアル

いまの複合機とFAX番号のまま、始められます

複合機の転送先を設定するだけ。開発も機器の入れ替えも不要です。

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【動画で実感】複合機FAXからkintoneへ自動登録

複合機で受信したFAXをkintoneへ自動連携します。

導入すると、こう変わります

  • 時間削減効果

    移動時間ゼロ
    kintoneで即座に確認、複合機への往復が不要に
    外出先・在宅勤務でも対応
    場所を問わずFAX確認可能
    本来業務に集中
    削減した時間を、本来の業務に充てられる

  • 対応速度の向上

    外出先からでも即座に確認
    スマホでFAX確認、即座に対応指示
    在宅勤務でも対応可能
    テレワーク中でもFAX確認できる
    対応漏れ防止
    kintoneのプロセス管理で確実に処理

  • 検索性の向上

    kintoneで検索
    過去のFAXを瞬時に検索
    OCR対応
    複合機のOCR機能でFAX内容も検索可能
    関連レコード表示
    顧客情報とFAXを紐付けて管理

  • ペーパーレス化

    紙の保管不要
    FAXデータはkintoneに保存
    保管スペース削減
    ファイリングキャビネットが不要に
    環境負荷削減
    紙の使用量を削減

連携のパターン

複合機の「PDF転送機能」を使う

複合機の標準機能「PDF転送」を使って、受信FAXをWindows共有フォルダに自動転送。DataSyncer® PDF to kintone がフォルダを監視し、kintoneに自動登録します。

メリット

  • 「PDF転送」はメーカーを問わず、ほとんどの複合機・FAX機に標準で搭載
  • 複合機側でOCR処理が可能（機種による）
  • OCR結果をkintoneに登録すれば、FAX内容を検索可能

設定手順

  1. 1.複合機のPDF転送先をWindows共有フォルダに設定
  2. 2.DataSyncer PDF to kintone でフォルダを監視
  3. 3.受信FAXを自動的にkintoneに登録

複合機の「メール送信機能」を使う

複合機の標準機能「メール送信」を使って、受信FAXをPDF添付でメール送信。DataSyncer® メール to kintone の専用メールアドレスに送信するだけでkintoneに自動登録します。

メリット

  • メール送信機能はほぼすべての複合機に搭載
  • クラウド完結でPC起動不要
  • 送信元FAX番号をメール題名から自動抽出可能

設定手順

  1. 1.複合機のメール送信先をデータシンカー専用メールアドレスに設定
  2. 2.受信FAXがPDF添付でメール送信される
  3. 3.自動的にkintoneに登録

インターネットFAX（クラウドFAX）を使う

TransFax、eFax、秒速FAXなどのインターネットFAXサービスを利用している場合、受信FAX通知メールの送信先をデータシンカー専用メールアドレスに設定するだけで連携完了です。

メリット

  • 複合機不要、クラウド完結
  • 既にインターネットFAXを使っている場合は即座に導入可能
  • 送信元FAX番号を自動抽出可能

設定手順

  1. 1.インターネットFAXの通知メール送信先をデータシンカー専用メールアドレスに設定
  2. 2.受信FAXが自動的にkintoneに登録
クラウドFAX「TransFax」との連携事例（プレスリリース）

ライセンスと料金

お客様の連携パターンに合わせた最適なライセンスをお選びいただけます。

  • PDF to kintone
    ライセンス

    PDF転送の場合

    初期費用
    100,000円
    年間利用料
    120,000円
    月額換算
    10,000円

  • メール to kintone
    ライセンス

    メール送信/クラウドFAXの場合

    初期費用
    100,000円
    年間利用料
    120,000円
    月額換算
    10,000円

※ 初期費用はデータシンカーの他ライセンス導入済みの場合は無料です

※ kintoneワイドコースのお客様は別途お問い合わせください

＃関連ソリューション

AI-OCRでさらに自動化

FAX内容を自動でテキスト化、各フィールドに自動登録

AI-OCRと組み合わせることで、手書きFAXの内容も自動読取。
PDFを添付ファイルフィールドに登録するとAI-OCRが自動で起動し、商品名・数量・金額を各フィールドに入力します。事前の位置マッピングやテンプレート定義は不要で、取引先に注文書の様式変更をお願いする必要もありません。

AI-OCR to kintone の詳細を見る

導入ステップ

  1. 1
    即日

    無料トライアル

    15日間・すべての機能をお試しいただけます

  2. 2
    無料トライアル期間中

    複合機の転送設定を確認

    受信FAXのPDF転送・メール送信の機能を確認

  3. 3
    無料トライアル期間中

    転送先と登録先の設定

    複合機の転送先を足し、kintoneの登録先を設定

  4. 4
    無料トライアル期間中

    実際のFAXで試す

    テスト送信して、登録結果を確認

  5. 5
    ご注文後

    ご契約・本番稼働

    お見積もり → ご注文。トライアルの設定のまま本番へ

スモールスタートが可能

まずは1台の複合機から始め、効果を実感した後に他の複合機や拠点へ段階的に拡大できます。

よくある質問

Q既存のFAX番号を変更する必要はありますか？
A変更不要です。複合機の標準機能（PDF転送・メール送信）を使うため、既存のFAX番号をそのまま使用できます。
Qどのメーカーの複合機でも対応できますか？
Aはい。PDF転送またはメール送信機能を持つ複合機であれば、メーカーを問わず対応可能です。
Q複合機の設定変更は難しいですか？
A複合機の管理画面から「PDF転送先フォルダ」または「メール送信先」を設定するだけです。複合機メーカーのマニュアルに従って設定できます。
QOCR機能は使えますか？
A複合機にOCR機能が搭載されている場合、OCR結果をkintoneに登録できます。FAX内容をテキスト検索できるようになります。手書きのFAXや明細の読み取りには、DataSyncer AI-OCR to kintone を組み合わせられます。
Q導入にどのくらい時間がかかりますか？
A最短1日〜1週間程度です。複合機の設定変更とデータシンカーの設定を行えば、すぐに運用開始できます。

FAX確認の手間、
複合機の標準機能で解決できます

既存のFAX番号はそのまま。複合機の設定変更だけで実現。開発費用ゼロ。
15日間の無料トライアルで、効果をお試しいただけます。

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※ 「この複合機でも使える？」という確認だけのご相談もいただけます。