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kintone × PDF帳票連携請求書・納品書PDFを、kintoneで自動登録・配信
基幹システムには手を入れません。いつものPDF出力のあと、kintoneへの一括登録は自動に。取引先コード・金額を読み取り、取引先への配信までつなげます。
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- PDF帳票連携
こんな課題はありませんか？
- 課題 01
請求書PDFを手作業でアップロード
基幹システムから出力した大量のPDFを、1件ずつ手動でアップロード
- ERPから毎月数百件の請求書PDFが出力される
- 1件ずつkintoneにアップロードする作業が発生
- アップロード漏れや重複登録のリスク
- 課題 02
取引先ごとのファイル管理が煩雑
PDFファイル名から取引先を特定し、手動で分類する作業が発生
- ファイル名だけでは内容を判断できない
- 取引先コードを手動で入力してインデックス化
- 検索性が低く、必要なPDFを探すのに時間がかかる
- 課題 03
社外配布に手間がかかる
取引先ごとにメール送付や郵送を行うため、配布作業に時間がかかる
- 請求書を印刷して封入・郵送
- メール添付は誤送信リスクがある
- 郵送コスト・印刷コストが積み重なる
- 課題 04
大量PDFの処理に時間がかかる
月末の締め処理で数百件のPDFを一気に処理する必要がある
- 月末に請求書・納品書が集中して発生
- 1件ずつの処理では時間が足りない
- 残業・休日出勤で対応している
- 経理・財務
- 営業・販売
- 人事・総務
- 製造・物流
- 技術・開発
- その他
- 請求書
- 見積書
- 履歴書
- 納品書
- 図面
- 契約書
- 領収書
- 注文書
- 給与明細
- 検収書
- 支払通知書
- 発注書
- 出荷伝票
- 検査成績書
※ テキスト抽出可能なPDFであれば、どんな帳票でも対応可能です
このソリューションでできること
- 基幹システムなどからのPDF帳票を一括自動登録
- PDF内の取引先コード・金額を自動抽出してインデックス化
- 年額12万円、Windows PC 1台で運用可能
ソリューション概要
PDF帳票をkintoneで一元管理・配信
基幹システムから出力される請求書・納品書などのPDF帳票を、DataSyncer® for kintone（データシンカー®）がkintoneに自動登録。
PDF内のテキスト（取引先コード・金額など）を自動抽出してインデックス化し、取引先への配信まで自動化できます。
- 01
基幹システムの改修不要
PDFを出力できれば、そのまま連携。設定だけで始められ、開発費用はかかりません
- 02
一括自動登録
フォルダに置くだけで大量のPDFを自動でkintoneに登録。数百件でも一括処理
- 03
テキスト自動抽出
PDF内の取引先コード・金額・日付などを自動抽出してkintoneフィールドに登録。インデックス化で検索性向上
- 04
取引先への安全配信
kintoneゲストスペースで取引先へ安全に配信。メール誤送信リスクや郵送コストを削減
データシンカー®ならこう解決できます
大量PDFを一括自動登録
フォルダに入れたPDFファイルを、まとめてkintoneに自動アップロード
- 指定フォルダにPDFを入れるだけで自動登録
- 数百件のPDFも一括処理
- フォルダごとに登録先アプリを指定。処理済みのPDFはアーカイブフォルダへ自動で移動
PDF内コード自動抽出
請求書PDF内の「取引先コード」などを自動抽出し、kintoneフィールドに登録
- PDF内のテキストを自動読み取り
- 取引先コード・請求金額・請求日などを抽出
- 抽出した請求番号などをキーにすれば、同じ書類を読み直したときは追加ではなく更新に
ゲストスペースで安全配布
kintoneのゲストスペース機能と組み合わせて、取引先へ安全にPDFを配信
- 取引先ごとにゲストスペースを作成
- 取引先コードで自動振り分け
- PDFから取り出した取引先コードが、振り分けの手がかりに
大量PDFも安定一括処理
数百件〜数千件のPDFを一括で安定処理
- 大量ファイルも安定してアップロード
- 処理状況をkintoneログアプリで確認
- 処理に失敗したときは、kintoneの通知で知らせます
活用事例
ERPはそのまま。出力したPDFからkintoneへつないだ事例です
事例 01
株式会社中川ケミカル様
事例を読む ›- 業界
- 製造卸売業
- 導入ライセンス
- PDF to kintone
- 変えなかったもの
- ERP（改修せず、出力したPDFをそのまま使う）
- 導入効果
- 毎月300通近くの紙の請求書を電子配信に。ほとんどの取引先が電子に移行
Before（導入前）
- 毎月300通近くの請求書をERPから印刷し、封入・郵送
- 宛先間違いがないかのチェックなど、細かい確認が多い
- ERPから直接メールを送るカスタマイズ開発は、費用が高すぎた
After（導入後）
- ERPからWindows上に出力したPDFを、データシンカーがkintoneへ自動アップロード
- PDF内のテキストでkintone上の顧客マスタを自動ルックアップ
- マイページ形式のサービス（じぶんページ）で取引先に通知
【動画で実感】PDFを置くだけで登録完了
PDFファイルをWindows上のフォルダに置くだけで常駐アプリケーションが自動検知し、PDFファイルをkintoneへ登録します。
導入すると、こう変わります
作業時間の削減
- 手動アップロード不要
- 数百件のPDFを一括自動登録
- アップロード漏れ防止
- 自動処理でヒューマンエラーを防ぐ
- 手作業の削減
- 手動アップロード作業を自動化
データ活用の促進
- インデックス化で検索性向上
- PDF内テキストを自動抽出
- 取引先コード・金額・日付で検索可能
- PDF内容をkintone上で確認
- ファイルを開かずに把握
配布コストの削減
- 郵送・印刷コストの削減
- ゲストスペースで安全配信
- メール誤送信リスクを回避
- 取引先ごとに専用環境
- 封入・発送作業が不要に
- ペーパーレス化で業務負荷軽減
基幹システムとの連携
- 既存システムの改修不要
- PDFを出力できればそのまま連携
- 開発費用ゼロ
- 設定だけで連携完了
- Windows PC 1台で運用可能
- 専用サーバー不要
連携のパターン
基幹システムからの自動連携
基幹システム（ERP等）から出力されるPDF帳票を、自動でkintoneに登録します。
こんな方におすすめ
- ERPから請求書・納品書PDFを出力している
- 大量のPDFを定期的に処理
- 基幹システムの改修はしたくない
メリット
- 基幹システムの出力先フォルダを監視するだけ
- PDF内テキストを自動抽出
- スケジュール実行で毎日自動処理
複合機・スキャナーとの連携
複合機やスキャナーでスキャンしたPDFを、自動でkintoneに登録します。
こんな方におすすめ
- 紙の書類をスキャンしてkintoneで管理したい
- FAX受信をkintoneに自動登録したい
- 複合機の標準機能を活用したい
メリット
- PDF転送・フォルダ保存ができる複合機・スキャナーなら、メーカーを問わず対応
- 複合機の標準機能をそのまま活用
- 画像のPDFは AI-OCR to kintone と組み合わせて読み取り
ゲストスペースへの自動配信
kintoneに登録したPDFと取引先コードをもとに、取引先ごとのゲストスペースへ振り分けて配信します（振り分けはkintone側の仕組みで行います）。
こんな方におすすめ
- 請求書を取引先に配信したい
- 郵送・メール送付をやめたい
- 取引先への安全な配信環境を構築したい
メリット
- 取引先コードで自動振り分け
- ゲストスペースで安全に配信（誤送信リスクゼロ）
- 取引先は、自社用のゲストスペースでPDFを確認
ライセンスと料金
PDF to kintone ライセンス
基幹システムのPDFも、複合機・スキャナーのPDFも、PDF to kintone 1つで
- 初期費用
- 100,000円
- 年間利用料
- 120,000円
- 月額換算
- 10,000円
含まれるもの
- 同時監視フォルダ数：1個
- 稼働OS × データ登録先kintone：1インスタンス
- 監視フォルダ設定可能数：無制限
- kintoneライセンス数：無制限
- 登録PDFファイル数：無制限
※ 初期費用はデータシンカーの他ライセンス導入済みの場合は無料です
※ kintoneワイドコースのお客様は別途お問い合わせください
導入ステップ
- 1即日
無料トライアル
15日間・すべての機能をお試しいただけます
- 2無料トライアル期間中
Windowsに設置
フォルダに置くだけ（5分ほど）
- 3無料トライアル期間中
監視フォルダと登録先の設定
取引先コード・金額など取り出す項目を設定
- 4無料トライアル期間中
実際の帳票で試す
基幹システムのPDFを置いて、登録結果を確認
- 5ご注文後
ご契約・本番稼働
お見積もり → ご注文。トライアルの設定のまま本番へ
スモールスタートが可能
まずは1つのフォルダとアプリの連携から始め、効果を実感した後に他のフォルダや複合機連携へ段階的に拡大できます。
よくある質問
- QどのようなPDFでも自動抽出できますか？
- Aテキストデータが埋め込まれているPDFであれば、取引先コードや金額などを自動抽出できます。スキャンした画像PDFの場合は、ファイル名からの情報抽出に対応しています。AI-OCRとの組み合わせで画像PDFからのテキスト抽出も可能です。
- Q1回で何件のPDFを登録できますか？
- A1回の処理で数百件〜数千件のPDFを一括登録できます。大量ファイルでも安定して処理できます。
- Qゲストスペースへの配信は自動ですか？
- Aゲストスペースへの振り分けは、データシンカーの機能ではありません。データシンカーがPDFをkintoneへ登録し、取引先コードをフィールドに取り出します。その取引先コードをもとに、kintone側の仕組み（プラグインや連携サービスなど）で振り分けます。
- Q基幹システムの改修は必要ですか？
- A不要です。基幹システムからPDFを出力できれば、そのまま連携できます。データシンカーはWindows上で動作し、フォルダ内のPDFを自動取得します。
- Qトライアルで試せますか？
- Aはい。15日間の無料トライアルで、実際のPDFファイルを使った連携をお試しいただけます。
PDF帳票の管理・配信、
まずは無料トライアルから
プログラミング不要、既存システムの改修も不要。
15日間の無料トライアルで、効果をお試しいただけます。
※ トライアル期間中も専任サポートがお手伝いします