DataSyncer^®PDF to kintonePDFファイルを自動登録する

主要機能

フォルダと登録先アプリの紐付け

PDFを投入するフォルダごとに、登録先のkintoneアプリを指定できます。

• 複数フォルダ監視: 請求書・領収書・注文書など、フォルダ単位で個別に監視
• フォルダ別アプリ登録: 各フォルダを対応するkintoneアプリへ自動振り分け
• 処理済み自動退避: 登録後はアーカイブフォルダへ自動移動

全文文字検索型データ入力

PDFファイルを検索して、あらかじめ設定した単語がヒットするとその単語に紐付けた文字列を任意のフィールドにセットできます。

この例では「kintone」という単語がヒットしたら会社名フィールドに「サイボウズ株式会社」を入力しています。

文字位置検索型データ入力

PDFファイルを検索して、ヒットした文字列の右側箇所を抽出してフィールドにセットします。

この例では「請求No.」という文字列を検索して、「請求No.」の右側に位置する文字列を請求書番号フィールドに登録しています。

検索文字が複数存在して絞り込みが難しい場合は、PDFファイルのブロック番号を指定することもできます。

複合機・スキャナーとの連携

Windowsフォルダへ転送できる複合機・スキャナーなら、メーカーを問わず連携できます。

Windows上の共有フォルダやNASのフォルダに複合機やスキャナーからPDFファイルを転送するだけで連携できます。

よくある質問

Q動作環境を教えてください。

AWindows 11／Windows Server 2016 以上で動作します。専用サーバーは不要で、既存のオフィスPCや共用サーバーに常駐させてお使いいただけます。kintoneとの通信は外向きのHTTPS（TLS1.2）だけで、当社のサーバーを経由しません。

Qインストールや環境設定は難しいですか？

A難しくありません。汎用的な連携サービスと違い、kintoneに特化しているため、設定はシンプルです。インストーラーは使わず、ダウンロードしたZIPファイルを展開してWindows上のフォルダ（C:¥datasyncer）に置くだけで、5分ほどで終わります。インストールから最初のデータ登録までは30分〜1時間程度が目安です。登録先のアプリや対応づけの設定はkintoneのアプリ上で行い、プログラミングは不要です。無料トライアルでは、オンラインでのインストール・初期設定の支援をご用意しています。

QどんなPDFから文字を取り出せますか？

Aテキストが埋め込まれたPDFです。基幹システムや会計ソフトが出力したPDFには文字がデータとして入っていますが、紙をスキャンしたPDFやFAXで届いたPDFは中身が画像のため、文字は取り出せません（ファイルの登録はできます）。PDFを開いて文字をドラッグして選択できればテキスト付き、できなければ画像です。画像のPDFから文字を取り出すには「DataSyncer® AI-OCR to kintone」と組み合わせます。

QPDF内の請求書番号や金額を、自動で取り出せますか？

Aできます。「請求No.」の右側、「請求金額」の右側といったキーワードと位置を指定して、該当する文字列や数値を自動抽出してフィールドに登録します。同じキーワードが複数ある場合はブロック番号で絞り込めます。PDF全文テキストの登録にも対応します。

Q手書きや表形式（明細）のPDFも取り込めますか？

APDF to kintone単体が抽出対象とするのは、テキストが埋め込まれたPDFです。手書きのPDFや、請求書の明細などの表形式データは、「DataSyncer AI-OCR to kintone」と組み合わせることで、テキスト化やkintoneサブテーブルへの行展開ができます。

Q複合機からの連携に、開発や追加費用は必要ですか？

A多くの場合、複合機に標準装備されたフォルダ転送機能（SMB／FTP／メール送信）を使うため、複合機側は設定変更のみで連携できます。複合機の標準機能を使い、開発費用をかけずに連携を実現できます。

Q大量のPDFファイルを一度にアップロードできますか？

Aできます。監視フォルダにまとめて投入すれば、数百ファイルのPDFも順次・安定して自動アップロードします。処理はバックグラウンドで実行されるためPC作業を妨げず、処理済みのファイルはアーカイブフォルダへ自動退避されます。

Q同じ書類のPDFを置き直すと、レコードが増えてしまいませんか？

Aキーを設定すれば増えません。会員番号や請求書番号など、PDFの本文やファイル名から取り出した値をキーにして既存のレコードを探します。同じ値のレコードがあれば、添付ファイルを新しいPDFに置き換えます。なければ新しいレコードとして登録します。キーにするフィールドは「文字列（1行）」か「数値」にし、「値の重複を禁止する」を設定します。

Q登録データ量の制限はありますか？

A登録できるPDFファイル数に上限はありません。実際に登録できる量は、kintone側の制限（APIリクエスト数やディスク容量）に依存します。PDFはkintoneの添付ファイルとして保存されるため、保存できる量はご契約のkintoneのディスク容量の範囲になります。kintoneのAPIリクエスト数の上限（1アプリあたり1日10,000回）は、ユーザーの通常操作やほかの連携と共有します。1日に大量のPDFを登録する場合は、この枠に収まるかをトライアルで確認してください。