【事例】エクセル（PDF）帳票をkintoneに自動アップロード

大量の請求書ファイルをkintoneで管理

請求書などの帳票は自由度のあるレイアウトが好まれることもあり、エクセルで作成される帳票類がまだまだ多く存在します。

有限会社平和堂（千葉県市川市）様では、エクセルで作成した学校法人向けの請求書をPDFに変換し、そのPDFファイルをkintone上で管理されています。

こちらのお客様は入金消し込みをkintone上で行なっており、送付した請求書との付け合わせを行うため以下のようなアプリで運用されています。

PDFファイル内の「顧客名」と「請求金額」および請求書PDFファイルを添付フィールドに登録しています。また入金確認用のチェックボックスも用意しています。

ファイルアップロードと転記作業が大変

送付したPDFファイルをkintoneの添付フィールドにアップロードする作業は、ファイルが大量にあると毎回大変な作業量になっていまいます。

加えてPDFファイル内に記載されている「顧客名」と「請求金額」をアプリの各フィールドに転記する作業が必要なため、これらの登録作業を自動化をされたいというご要望がありました。

こちらのお客様では、PDFファイルのkintoneアップロードを自動化する「DataSyncer® PDF to kintone（データシンカー）」を使って上記の登録作業を自動化されました。

PDFファイル登録自動化の効果

自動化の結果、以下のような効果を得ることができ、月末に必要だった登録作業時間を大幅に削減することに成功しました。

• エクセルからPDF変換したファイルをWindows上のフォルダに置くだけでkintoneにアップロードが完了

• PDF内部のテキスト情報（「顧客名」と「請求金額」）も各フィールドに自動転記

• バックグラウンドで処理するので安定した登録処理

• 請求書の作成にだけ集中すればよくなり時間とミスを削減

データシンカーとは？

データシンカーは、kintone専用のデータ連携サービスです。

CSVファイルやPDFファイルをWindows上のフォルダに置くだけで、ファイルを自動でkintoneアプリにアップロードします。またPDFファイルの内容を抽出して、各フィールドに登録することも可能です。

これにより、今回のようにエクセルファイルからPDFを出力すれば、後は自動的にkintoneアプリに登録され、各情報も手動で転記する必要がなくなります。

PDFが自動登録される様子は下記の動画で確認できます。（時間：2:55 / 音は出ません）

まとめ

いかがでしたでしょうか？

大量のPDFファイルをkintoneに手動でアップロードする業務において、データシンカーを活用することで早く正確にアプリへの登録が可能になった例でした。

この仕組みを使えば、複合機でのFAXやスキャンもkintoneに自動登録することも可能ですね。

データシンカーは無料トライアルも実施しております。お気軽にお問い合わせください。