kintone × 監査・証跡管理コメントや添付書類を、証跡として残す

ソリューション概要

kintoneコメントを「検索可能な証跡」に変換

DataSyncer® for kintone（データシンカー®）の「DataSyncer® アプリ to kintone」で、
kintoneアプリのコメントを別アプリに「レコード」として自動保存。
検索・CSV出力・長期保管が可能になり、監査対応・内部統制を強化します。

• 01

  現場の使い方はそのまま

  コメント欄での気軽なやり取りは変えずに、裏側でレコード化

• 02

  コメントのレコード化

  アプリコメントを別アプリにレコードとして保存。全文検索・絞り込みが可能に

• 03

  証跡に必要な情報

  コメント本文・投稿者・日時・メンション情報・元レコードへのリンクを保存

• 04

  CSV出力対応

  監査時にワンクリックでCSV出力、Excelでの分析・報告が可能

データシンカー®ならこう解決できます

解決策 01

コメントをレコード化して全文検索

アプリコメントを別アプリにレコードとして保存

• コメント本文が通常のフィールドに保存され、全文検索が可能に
• 投稿者・日時で絞り込み、特定のコメントをすぐに発見
• 複数アプリのコメントを1つのアプリに集約して横断検索
• 関連レコードで、元のレコードからコメント履歴を参照

解決策 02

CSV出力で監査対応をワンクリックに

コメント管理アプリからワンクリックでCSV出力

• kintone標準のCSVエクスポート機能でコメントを出力
• 期間・投稿者・キーワードで絞り込んでから出力可能
• Excelでの分析・加工・レポート作成が自由自在

解決策 03

退職者を含む証跡を保存

コメント投稿時点の情報をレコードとして保存

• 投稿者名・投稿者コードをレコードとして保存
• 退職後もコメント内容と投稿者情報が参照可能
• メンション情報（誰宛のコメントか）も保存
• アプリを廃止しても、コメントは別アプリで残る

解決策 04

自動蓄積で監査準備ゼロ

設定後は自動、監査準備が不要に

• スケジュール実行で毎日自動的にコメントを収集
• 差分連携で重複なし、新規コメントのみを追加
• 監査時はCSV出力するだけ、事前準備が不要
• 「コメント履歴を出して」にすぐに対応可能
• PDFなどの添付ファイルは、日付・アプリ名ごとのフォルダでNASに保管。求められた書類をすぐに探せる

活用事例

現場の使い方はそのまま。kintoneに残るやり取りや変更の経緯を、証跡として残した2社の事例です

事例 01

司法書士法人NCP様

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業界

司法書士法人

導入ライセンス

アプリ to kintone

変えなかったもの

所員がコメント欄で気軽にやり取りする、現場の使い方

導入効果

「いつ・誰が・何を承認したか」をレコード単位で残し、検索・集計・関連参照が可能に

Before（導入前）

• 案件管理アプリのコメント欄に、承認・確認・進捗連絡などの業務情報が自然と集まっていた
• 判断履歴・確認履歴は、問い合わせ・トラブル対応・監査の場面で参照される性質の情報だった
• 標準のコメントは時系列に流れる設計で、検索性・集計性が高くない

After（導入後）

• 投稿日時・投稿者・本文をフィールドに分けてレコード化し、検索・集計・関連参照が可能に
• 「いつ・誰が・何を承認したか」を業務エビデンスとして構造化して保全
• アプリを廃止しても、コメントは別アプリにレコードとして退避でき、業務継続性を確保

事例 02

スモリ工業株式会社様

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業界

総合住宅建設業

導入ライセンス

kintone エクスポート

変えなかったもの

プラグインで各項目を自動更新している、注文管理アプリの運用

導入効果

毎日のスナップショットをCSVで残し、誰がいつ何を変更したかを追えるように

Before（導入前）

• 注文内容の変更のたびに履歴が増え、ディスク容量を圧迫
• 容量対策で履歴機能をOFFにすると、誰がいつ何を変更したかが分からない
• 添付される帳票のファイルサイズも大きい

After（導入後）

• 毎日のスナップショットをCSVでNASに残し、変更の経緯を追える
• 添付ファイルも含めて保存し、トラブルがあってもすぐに確認
• 「消しても大丈夫、あとで見返せる」安心感

事例 03

株式会社中川ケミカル様

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業界

製造卸売業

導入ライセンス

kintone エクスポート

変えなかったもの

全社で90を超えるアプリの運用と、アプリ管理アプリで決めているバックアップの頻度

導入効果

丸一日以上かかっていたバックアップ作業が、30分かからずに終わるように

Before（導入前）

• 添付ファイルは1つずつしか落とせず、まとめて取得するプラグインは時間がかかりブラウザも占有
• 標準のCSV書き出しは100MBを超えるとエラーになり、件数を区切って取得
• 毎月の予定が追いつかず、丸一日以上かける「バックアップ祭り」に

After（導入後）

• 70以上のアプリのバックアップ設定を登録し、重要なデータは毎週スケジューラーで自動取得
• CSVも添付ファイルも、一度の起動でWindowsサーバーの共有ディスクへ
• 全アプリの一斉取得も、設定を切り替えてダブルクリックするだけ

導入すると、こう変わります

• 監査対応の工数削減

  すぐに提出

  過去のコメント履歴をCSV出力してすぐに提出可能

  検索で発見

  「いつ・誰が・何を」を全文検索ですぐに発見

• 内部統制の強化

  承認プロセスの記録

  コメントでの承認・確認のやり取りを証跡として保存

  退職者の記録保持

  退職者のコメントも含めて長期保存が可能

  改ざん防止

  元のコメントとは別アプリに保存、改ざんリスクを低減

• コンプライアンス対応

  顧客対応の記録

  顧客とのやり取りをコメントで行っている場合の証跡化

  トラブル対応の記録

  問題発生時の対応経緯を証跡として保全

  「言った言わない」防止

  社内外のやり取りを記録として残す

• ナレッジ活用

  過去事例の検索

  過去のトラブル対応・ノウハウをコメントから検索

  AI分析への活用

  コメントデータをCSV出力してAIに読み込ませ、傾向分析

  ベストプラクティス抽出

  ベテラン社員のノウハウをコメントから抽出

ライセンスと料金

• アプリ to kintone
  ライセンス

  コメントのレコード化

  初期費用

  100,000円

  年間利用料

  180,000円

  月額換算

  15,000円

• kintone エクスポート
  ライセンス

  スナップショット・添付ファイルの保管

  初期費用

  100,000円

  年間利用料

  120,000円

  月額換算

  10,000円

• アプリ to kintone に含まれるもの

  • 設定可能タスク数：3個
  • 全ての連携タイミング（即時・スケジュール・リアルタイム・数珠繋ぎ）
  • 異なるドメイン・ゲストスペース連携
  • 集計・テーブル展開・コメント連携機能

kintoneコメントは便利な機能ですが、「証跡として保全する」という観点では標準機能だけでは不十分です。監査・内部統制を重視する企業は、コメントのレコード化をご検討ください。