CASE STUDY
kintone エクスポート監査・証跡
kintoneディスク容量をNAS保存で削減
旧システムをkintoneで全面刷新し業務を統合したスモリ工業、kintoneの利用増加による「成長痛」を克服した挑戦の記録。
スモリ工業株式会社
- 業種
- 総合住宅建設業
- ご担当者
- 業務積算グループ 傳農 様
- 公開日
- 2025/9/20
スモリ工業株式会社は、三つの旧システムをkintoneで全社の基盤システムとして刷新。社員に浸透した一方で、添付ファイルや履歴データの急増による「ディスク容量問題」に直面しました。法定保存義務を守りながらも容量を節約するために選んだのが「データシンカー」。NASへの自動保存により、低コストで長期保存と安心の運用体制を実現しました。
暮らしを支える「スモリの家」と独自技術
宮城県仙台市を拠点とする総合住宅建設業の会社で、「スモリの家」ブランドとして健康・頑丈・快適をコンセプトに注文住宅を提供しています。国産材をふんだんに使用し、独自開発の「面状耐力構造」や「軟骨構造」など、耐震性や耐久性に優れた工法を採用している点が特徴です。
さらに、須森社長自ら50件を超える特許を取得し、その技術を住宅工法に活かしてきました。現場の課題を一つひとつ技術で解決してきた姿勢は、情報システムの刷新にも通じています。
業務システムをkintoneでリプレース
――まず、kintone導入の背景を教えてください。
「もともとは部門ごとに異なる三つの業務システムを運用していました。ある不具合をきっかけに更改を検討したのですが1000万円以上かかる見積もりだったんです。『ならば全面的に刷新しよう』と決め、柔軟にカスタマイズできるkintoneに統合しました。最初は小さなアプリから始めましたが、徐々に社員が慣れていき、今では見積から施工、アフターサービスまで、業務全体がkintone中心に回っています」
――この取り組みは社外にも発信されていますね。
「はい、2025年のkintone hiveでも発表しました。システム刷新の苦労や現場の変化を共有することで、同じように悩む企業に参考にしていただけたのではないかと思います」
kintone導入が進むと生じた「成長痛」
――導入が進む中で、どんな課題に直面されましたか。
「ディスク容量です。kintoneの活用が進むにつれて、添付ファイルや履歴が積み重なりディスク容量が膨らんでいきました。特にアルコールチェックアプリでは、社員が計測機器の写真と顔写真を毎回添付します。これらのデータは法定保存が義務づけられているため、一定期間は必ず残す必要がある。でも保存先は限られている。『いつ容量がいっぱいになるのか』という不安は常につきまとっていました」
――手作業でのアーカイブでは限界があった？
「いえ、最初から『手動でのアーカイブは到底無理だ』と分かっていました。添付ファイルの量が膨大で、担当者がWeb画面からダウンロードしてNASに移すなんて現実的ではない。最初から自動化以外に道はないと考えていました」
――注文管理アプリにも別の課題があったとか。
「そうです。注文内容に変更が入ると、プラグインで各項目を自動更新していたので、レコードの履歴もそれに合わせて増えていきました。帳票も添付されるため、そのファイルサイズも大きい。
サイボウズさんにも調査してもらった結果、履歴が容量圧迫の原因だと判明しました。履歴機能をOFFにせざるを得ませんでしたが、そうすると今度は『誰がいつ、何を変更したのか』が分からなくなってしまうという声が現場から上がり始めました」
消しても大丈夫――NASへの自動保存が生む安心感
――そこでデータシンカーを導入されたわけですね。
「はい。添付ファイルやレコードをNASに自動で保存できる仕組みを探していて、データシンカーの『kintoneエクスポート』にたどり着きました。Windows上で毎日正午に『昨日の更新レコード』を自動ダウンロードし、半年ごとにkintoneのレコードを削除しながら運用しています。NASに保存することでコストも抑えられ、必要なときにはすぐに確認できる。長期保存にも対応できるようになりました。
導入自体は自分たちでも設定可能でしたが、設計や運用フローの整理は紹介いただいた導入パートナーのスライベックス社に手伝ってもらいました。現場に合った形で無理なく仕組みを組み込めたのは、彼らの知見があったからこそだと思います」
――導入効果を実感されていますか。
「アルコールチェックアプリでは、添付ファイルが自動保存されるので法定保存義務を守りつつ、容量を気にせず利用できます。
注文管理アプリでは、毎日のスナップショットをCSVで残すことで履歴を追えるようになりました。添付ファイルも含めて保存できるので、もしトラブルがあってもすぐに確認できます。『消しても大丈夫、あとで見返せる』という安心感はとても大きいです」
今後の展望
スモリ工業ではさらに運用を進化させる計画があります。
- アルコールチェック登録の簡略化 現在はkintoneのアプリを開いてから写真を添付する必要がありますが、写真添付したメールを送るだけで自動登録できる仕組みを検討中です。データシンカーの「メール to kintone」を活用し、Fromアドレスで社員と紐づけることで、よりシンプルな運用が可能になります。来月から試験的に開始し、社員の声を集める予定です。
- PDF請求書登録 -> AI-OCRの自動化 現在は請求書PDFをkintoneにアップロードし、AI OCRプラグインで7～8割の精度で読み取り、フィールドに転記しています。とても助かっていますが、アップロード自体は人手が必要です。今後は「フォルダに保存するだけで自動アップロード → AI OCR処理」という流れを構築し、完全自動化を目指します。
※ kintoneデータのバックアップ方法についてはこちらの特集ページもご覧ください
AFTER THE INTERVIEW
取材を終えて
三つの旧システムを統合し、1000万円規模の更改を回避してkintoneに刷新したスモリ工業株式会社。しかし、活用が進むほどに大きくなる「ディスク容量」という新たな課題が待っていました。
データシンカーによるNAS保存は、その矛盾をシンプルに解決する道でした。 「社員が安心して使える仕組みを整えたい」という想いが、一貫して現場改善の原動力になっているのが印象的です。さらに「メール to」「PDF to」といった新しい取り組みで、未来の業務像を描き出そうとする姿勢は、同じ課題を抱える企業に大きな示唆を与えるでしょう。
