注文書PDFから受注明細を自動作成｜AI-OCRを組み込むkintone受注フロー設計

公開日 2026/8/23

受注業務をkintoneで回している現場から、AI-OCRのご相談をいただきます。PDFの注文書から受注レコードを作成して、プロセス管理で受付から出荷まで流す業務です。

課題になるのは、その受注レコードをどう作るかです。通常は、PDFから1件ずつ手で打ち込む、もしくは、AI-OCRを使う場合も、読み取り結果をCSVファイルに出して、kintoneへ取り込む手順が別途必要になります。データシンカー®では、この「CSV出力・取込」を挟まず、AI-OCRの結果を直接kintoneのフィールドやサブテーブルへ登録できます。

この記事では、データシンカー®を活用し、PDFからAI-OCRをかけてレコード化までを自動化する受注フロー設計について解説します。

注文書１通に、納品先が複数ある

たとえば、こんな注文書です。

取引先から届いた注文書は3ページで合計36明細。1通の注文書内で、納品先が4か所、希望納期が4種類に分かれています。

表の左端に明細No.が振られていて注文内容の明細が続いています。（以降、この1行を明細と呼びます）

明細ごとに納期や納品先が指定されているため、受注担当が受け取るのは１つの注文書ファイルですが、受注フローでは、36明細をそれぞれ別のレコードとして管理し、明細ごとに納品処理を進めたいケースです。

受注受付と納品明細の２つのアプリに分ける

１注文書（１PDFファイル）内の複数明細ごとに受注フローを流す場合は、以下のような２つのアプリに分ける構成が便利です。

受注受付アプリ（１注文書＝１レコード）：注文書PDFを添付し、OCRでの読み取り結果を確認してベリファイ（修正や確定処理）する。
納品明細アプリ（１明細＝１レコード）：注文書の明細を１件ずつレコードで管理し、納品処理フローを流す。

この2つのアプリを、データシンカー®の「AI-OCR」と「アプリ間連携」でつなぐ構成です。

AI-OCR（DataSyncer® AI-OCR to kintone）：注文書PDFの添付をトリガーにしてAI-OCRが起動、ヘッダー項目をフィールドへ、明細行を1つのサブテーブルへ登録。担当者はAI-OCRで登録された値を確認・必要に応じて修正し、内容を確定したうえで「確認完了」にステータスを進める。
アプリ間連携（DataSyncer® アプリ to kintone）：受注受付アプリで担当者がプロセス管理ステータスを「確認完了」にすると、それをトリガーにして、納品明細アプリのサブテーブル行をレコードへ展開する。

今回の例では、3ページの注文書1ファイルから受注受付レコードを1件作成し、そこに読み取った36明細をサブテーブルとして登録します。確認完了後、その36行を納品明細アプリの36レコードへ展開します。

このように、PDFの添付から注文情報の登録、納品明細のレコード化までをデータシンカー®が自動化します。PDFで届いた注文書から明細単位のレコードを作成し、そのままkintoneの業務フローへつなげることができます。

ここからは、kintoneアプリ側の設定方法です。

受注受付アプリではAI-OCRで読み取りたいフィールドの配置と、読み取り結果の確認ステータスを管理するプロセス管理を設定します。

設定１. AI-OCRで注文明細をサブテーブルへ登録する

データシンカー®では、AIがアプリのフィールド構成（フィールド名・型・選択肢・サブテーブル）とPDF画像の両方をもとにOCR処理します。

受注受付アプリには、帳票の見出しに合わせたフィールド名でヘッダー項目を並べ、明細部分はサブテーブルに読み取りたい項目だけを置きます。このとき帳票レイアウトごとに、どの値をどのフィールドへセットするかといったマッピング定義は必要ありません。配置したフィールドがそのままAI-OCRの対象になります。

上記がAI-OCRでの読み取り後のレコード詳細画面です。データシンカーのAI-OCRは以下のような特長でレコード登録をします。

ページをまたいだ明細行を1つのテーブルにまとめる。1ページ目の14行、2ページ目の14行、3ページ目の8行が、同じサブテーブルへまとめて入ります。
明細以外の項目は、帳票内で最初に出現した値を採用。注文番号や取引先名が全ページのヘッダーに印字されていても、レコードには1つだけ入ります。
空行は明細として取り込みません。最終ページに未記入の枠が並んでいても、行としては登録されません。
ラジオボタンなどの選択フィールドや日付フィールドなど、kintoneのフィールド属性に合わせて値が入力されます。

帳票レイアウトパターンごとにkintoneへどう登録されるかは帳票レイアウト別に見る、AI-OCRのkintone登録パターンにまとめています。

設定２. アプリ間連携で明細テーブルをレコード展開する

DataSyncer® アプリ to kintoneのテーブル展開機能で、受注受付アプリにある明細のサブテーブルを、納品明細アプリのレコードへ展開して登録します。

レコード展開後は、帳票ヘッダー部分の通常フィールド（注文番号・発注日・取引先名）は展開後の全レコードに同じ値が入り、サブテーブルのフィールド（図番・数量・納品先）は行ごとの値が各レコードへ入ります。

サブテーブルからレコード展開することで、注文明細単位にレコードで管理できるようになります。

テーブル展開処理は、ステータス「確認完了」への遷移をトリガーにして実行

明細レコードへの展開処理は、受注受付アプリ上で担当者がベリファイ（AI-OCR読み取り結果の確認）を終え、ステータスを「確認完了」へ進めたタイミングをトリガーにして自動実行できます。

DataSyncer® アプリ to kintoneのリアルタイム（Webhook）実行機能は、レコード追加・レコード編集・ステータス更新の3つに対応しています。

受注受付アプリ側のWebhook設定で、通知するイベントを「ステータスの更新」にする。
絞り込みで「ステータスが確認完了」の条件を指定する。

これにより、受注受付アプリ側で担当者が「確認完了」したレコードだけを明細テーブルから納品明細アプリに展開することができます。

受注受付アプリと納品明細アプリを分けることで、PDFの受付と明細レコードを分割して管理できますので、１通の注文書の確認が終われば、あとは明細ごとに手配・製作・出荷のフローを進めることができます。

PDF添付作業も自動化

ここまでは、受注受付アプリにPDFを手動で添付する運用（単体モード）を前提にしていました。

注文書がFAXや複合機のスキャンで届く場合は、PDFファイルの添付作業ごと自動化できます。「DataSyncer® PDF to kintone」はWindows上で監視フォルダを見ていて、複合機が受信したFAXやスキャンしたPDFがフォルダに置かれると、kintoneにレコードを作成してPDFを添付し、AI-OCR読み取りまで進みます。メール添付で届く場合は「DataSyncer® メール to kintone」が同じ役割を担います。