ネットが止まっても見られるように。kintoneのデータを社内に置いておく方法

ネットにつながらない間、kintoneのデータは見られない

kintoneは、cybozu.comというクラウド基盤の上で動くサービスです。システムは冗長化されていて、kintoneのデータそのものが消える可能性は極めて低いとされています。

一方で、kintoneを使うにはインターネットにつながっている必要があります。社内の回線やルーターの故障、通信事業者の障害でネットにつながらない間は、kintoneを開けません。こうした障害は自社では直せないことが多く、つながるまで顧客情報や取引記録を確認できない状態が続きます。

データがクラウドにしかないことが、このときの課題です。社内にデータの写しがあれば、ネットにつながらない間も、最後にバックアップした時点のデータを手元で確認できます。

手元に置くなら「開ける形」で

写しを置くときは、特別なソフトがなくても開ける形で保存しておくことが大切です。ネットが止まっているときに、復元の手順を踏まないと中身が見られないのでは、確認に間に合いません。

DataSyncer® for kintone（データシンカー®）の「DataSyncer® kintone エクスポート」では、kintoneのデータを次の形で保存します。

• レコード：CSVファイル。Excelで開いて、検索や絞り込みができます
• 添付ファイル：PDF・画像・Officeのファイルを、元のファイルのまま保存します
• コメント：CSVファイル。投稿者・投稿日時・本文を確認できます

当社では、バックアップした日付のフォルダの下に、アプリごとのフォルダを作り、さらにレコード・添付ファイル・コメントのフォルダに分けて保存しています。

日付とアプリ名でたどれるので、エクスプローラーで目的のデータまですぐに行き着けます。

保存先は社内のNAS・PC

ネットが止まったときに開きたいデータは、社内のNASやPCに保存します。

• NAS：社内のネットワーク（LAN）につながっていれば、インターネットが止まっていても開けます。複数の人で同じデータを見られます
• PCのディスク・外付けストレージ：そのPCがあれば開けます。小さく始めたい場合に向いています
• クラウドストレージ（Google Drive・OneDrive等）：ネットが止まっている間に開けるのは、PCに同期済みのファイルだけです。社外からも見たい場合の保存先として、NASと組み合わせて使います

データシンカーはWindowsで動くため、保存先にはWindowsから開けるフォルダを指定できます。

PCを用意せずにNASへ直接保存したい場合は、Windowsを搭載したNASの上でデータシンカーを動かす構成もあります。株式会社アイ・オー・データ機器の「LAN DISK Z」で検証した手順を、PCレスでNASにkintoneデータを自動バックアップにまとめています。

頻度と世代を決める

ネットが止まったときに確認できるのは、最後にバックアップした時点のデータです。どのくらい前のデータまでなら業務で使えるかを考えて、頻度を決めます。

当社は、毎朝8時にバックアップを取り、30日分（30世代）を残しています。業務が始まる前の時点のデータが、毎日手元に残ります。

• 1日1回（業務開始前）：顧客台帳や契約管理など、1日の中で大きく変わらないアプリが当てはまります
• 1日に複数回：受注や問い合わせなど、日中に件数が増えるアプリが当てはまります

実行の時刻は、Windows標準のタスクスケジューラで設定します。出力の設定をアプリの組み合わせごとに分けておけば、更新の多いアプリだけ回数を増やせます。当社の設定の手順は、【実例】 当社のkintoneバックアップ方法をご紹介で紹介しています。

社内に置くときはアクセス権を絞る

kintoneでは、アプリやレコードごとに見られる人を決めています。社内にファイルとして保存すると、その制限はファイルには引き継がれません。

顧客情報や人事の情報を含むアプリは、NASの共有フォルダのアクセス権で、開ける人を絞っておきます。アプリの用途ごとに保存先のフォルダを分けておくと、アクセス権を設定しやすくなります。

まとめ

• ネットにつながらない間は、kintoneのデータを確認できない
• 社内のNAS・PCに、CSVと元のファイルのまま保存しておけば、最後にバックアップした時点のデータを手元で確認できる
• 頻度はアプリの更新の多さで決め、保存先のアクセス権を絞る

データシンカーでは、アプリの改修や専用サーバーなしで、Windows PC 1台から自動バックアップを始められます。構成と料金はkintoneバックアップ・ローカル保存のページをご覧ください。15日間の無料トライアルで、お手元のアプリのデータがどのように保存されるかをお確かめいただけます。