コメントを「レコード一覧」に表示

kintoneのコメント機能は、非定型情報を手軽に追加できる非常に便利な機能です。

先日、あるお客様から「レコードのコメントをレコード一覧に表示したい」というご要望をいただきました。決裁アプリの議事録としてコメントを一覧で確認し、レビューに活用することが目的でした。

コメントをレコードとして可視化することで、新たな分析やデータ活用の可能性も広がりますね。

今回は、データシンカーを利用して「ワンクリックでコメントをレコード化する」方法をご紹介します。

手順の概要

このプロセスでは、以下の2つの作業を自動化する設定を行います。

1. アプリのコメントをCSVファイルにエクスポート

2. CSVファイルをkintoneにインポート

ステップ１: コメントのCSVエクスポート

データシンカーは、kintoneアプリのコメントをWindows上のCSVファイルにエクスポートする機能を持っています。（レコードや添付ファイルも一括でダウンロード可能です）
設定方法は以下の通りです。

1. アプリIDとAPIトークンを入力

2. CSVの出力先フォルダを指定

アプリの条件に従い、対象レコードのコメントのみを抽出することもできます。設定が完了したら、データシンカーを起動し、コメントを含むCSVファイルが自動的に出力されます。

ステップ２: CSVファイルをkintoneに自動インポート

次に、データシンカーのもう一つの機能である「CSVファイルの自動アップロード」を活用します。この機能は、指定フォルダを定期的に監視し、新しいCSVファイルを検知すると自動でkintoneアプリにインポートします。

設定手順は以下の通りです。

1. 登録先アプリの設定

2. 監視フォルダの設定（エクスポート先と同じフォルダを指定）

3. フィールドマッピングの設定
   ・レコード番号で元データをルックアップし、コメントに紐づくレコードデータを表示

これで「コメントのCSVエクスポート」と「CSVの自動アップロード」設定が完了です。あとはデータシンカーを起動するだけで、コメントがCSV出力され、自動でkintoneアプリに登録されます。