「通知メールからの転記、なんとかならない？」

技術部の管理台帳から始まったkintone

村上様は、もともと技術部でDX推進を担当していました。技術部が受け持つのは、社内のファシリティ、インターネット、放送設備、お客様宅の工事まで。インフラ系の技術に加えて、社内のITも幅広く担う部署です。

kintoneを導入したのは、その技術部にいたときでした。

村上様： 「kintone以外にも、いろいろな製品を検討しました。そのうえで、いちばん使いやすそうだったのがkintoneです。まずは技術系の管理台帳を、Excelから載せ替えるところから始めました。」

管理台帳の次は在庫管理、その次は障害対応のワークフローへ。障害対応はもともと紙で回していた業務で、kintoneに移したことで、記録を集計して分析できるようになりました。

技術部の中でkintoneの使い方が見えてきたところで、ほかの部署への展開を始めます。最初に手を挙げたのが、集合住宅を担当する部署でした。

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課題：工事の希望日が、メールと複数のExcelとFAXに分かれていた

集合住宅の部署が受け持っていたのが、バルク工事の受付です。バルク工事とは、集合住宅に Wi-Fi などのネットワークを引き込む工事のこと。同社は入居者の郵便受けにQRコードを載せたDMを入れ、QRコードから開くWebフォームで、工事の希望日を受け付けています。

フォームそのものは以前からありました。課題は、届いたあとの流れです。

• フォームの回答は、通知メールで届く
• 担当者がメールを見て、Excelの管理表に転記する
• 工事会社へは、FAXやメールで依頼する

さらに、集合住宅の一覧やバルク工事の管理表が、複数のExcelに分かれていました。どれが最新のマスターなのかがはっきりせず、管理しきれない状態だったといいます。

村上様： 「集合住宅の部署から『なんとかならない？』と声がかかったのが始まりです。」

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解決策1：まず、集合住宅のマスターをkintoneにつくる

村上様が最初に手をつけたのは、メールではなくマスターでした。

まず「集合住宅のリスト」をkintoneのアプリにして、物件のマスターを1つに整えます。次にバルク工事の管理アプリをつくり、集合住宅のアプリをマスターとしてルックアップでつなぎました。工事の受付ごとにレコードを1件つくり、物件管理番号から集合住宅の情報を呼び出す運用です。

Excelの管理表を行き来していたころと比べ、物件の情報を探して書き写す手間がなくなり、工事の記録が物件ごとに1か所にまとまりました。

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解決策2：「DataSyncer メール to kintone」で、メールの転記をなくす

マスターが整って数か月。集合住宅の部署から、次の声が上がります。

村上様： 「今度は『通知メールからの転記をなんとかならない？』と言われました。『メール取り込み』で検索して、たどり着いたのがデータシンカーです。」

フォームもDMも、そのまま

フォームの回答をkintoneへ直接登録する方法も検討しました。ただ、バルク工事の受付では、物件管理番号から集合住宅のマスターを呼び出すルックアップが欠かせません。

データシンカーの場合、フォームが送る通知メールを受け取り、本文から項目を取り出してkintoneのレコードに登録します。物件管理番号もそのまま取り出してルックアップの欄に入るため、登録した時点で集合住宅の情報がそろいます。

入居者に配るDMも、QRコードも、Webフォームも変えていません。変えたのは、通知メールの宛先を1つ足したことだけです。

夜も休日も、クラウドで受け取る

入居者の回答は、平日の昼に限らず、夜も週末も届きます。実際、受付の通知メールは夜の9時台や0時台、土曜日にも届いています。

PCの上で動かす仕組みは、そのPCが動いている間しか通知メールを受け取れません。データシンカーはクラウドで動くサービスのため、社内にPCやサーバーを用意する必要がなく、夜間や休日に届いた通知メールも受け取ってkintoneに登録します。時間を選ばず安定して受けられることが、メールの取り込みをデータシンカーに任せた理由の1つでした。

検証は7日間。設定は自分で

導入にあたっては、当社のパートナーである株式会社スライベックスが、デモからトライアルまでを支援しました。検証は7日間で完了しています。

データシンカーのメール連携では、メール本文のどこを、kintoneのどの欄に入れるかを、kintoneの設定アプリ（MAIL登録設定アプリ）の「解析設定」の欄に、JSON形式で書いて指定します。村上様にとってJSONは初めてでしたが、スライベックスの支援を受けながら、最後は自分で書き上げました。

村上様： 「スライベックスさんも設定を手伝えると言ってくれたんですが、JSONを見て、なんとかなりそうだったので自分でやりました。マニュアルがJSON前提なのは、最初は少しわかりにくかったですね。」

村上様はもともと情報系の専攻で、プログラミングの経験があり、RPAも使いこなします。そうした素地があっても、最初の設定では少し手間取ったといいます。

この点について、いまはメールのサンプルから設定を作るためのAIプロンプトを用意しています（AIで解析設定を作る）。取材の場でお見せしたところ、村上様からは「これはいいですね」と声をいただきました。

1つの宛先で、いくつものフォームを受ける

データシンカーで受けているのは、バルク工事の受付だけではありません。防護カバーの申し込みなど、ほかのフォームの通知メールも同じ宛先で受け、同じ受け皿のアプリに登録しています。受け皿のアプリからは、メールの件名ごとに業務のアプリへ配る仕組みも、村上様が自分で組み上げました。

フォームを足すときも、通知メールの宛先を同じにして、設定に項目を足すだけです。新しくつくるフォームはフォームからkintoneへ直接登録するサービスを使い、既存のフォームでマスターとのつながりが必要なものはデータシンカーで受ける。用途に合わせて使い分けています。

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導入効果まとめ

「DataSyncer メール to kintone」の導入により、ぎふコムネットでは次の効果が得られています。

• メールの転記ゼロ：入居者の回答は、通知メールから自動でkintoneに登録される。2025年4月の導入から約690件、いまも月に約30件のペースで登録が続いている
• 夜間・休日の回答も、翌朝にはそろっている：入居者は自分の都合のよい時間に回答する。夜や週末に届いた回答も、担当者が出社したときにはkintoneに入っている
• 物件の情報とつながった受付：物件管理番号から集合住宅のマスターを呼び出すため、受付の時点で物件の情報がそろう
• 入居者側の手順は変えていない：DM、QRコード、Webフォームは従来のまま
• フォームを足しても、宛先は1つ：新しいフォームも、同じ宛先と同じ仕組みで受けられる

集合住宅の部署から届いた2つの「なんとかならない？」に、マスターの整備とメールの取り込みという2段階で応えた事例です。

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次のステージ：顧客管理システムのリプレースと、合併した2社へ

村上様のいまのメインの役目は、お客様センターの業務部門、つまり顧客業務のバックオフィスです。

同社は2027年ごろに、ケーブルテレビ事業者向けの顧客管理システム（オンプレミス）のリプレースを予定しています。それに合わせて、顧客管理システムでは手が届かない部分をkintoneで補う仕組みを、いま組み立てているところです。

合併した2社でも、kintoneを使い始めました。案件管理のアプリをそれぞれの会社でつくり、村上様はアプリづくりの助言をしながら、各社が自分たちで運用しています。

村上様： 「kintoneを土台にして、合併した会社にも少しずつ広がっています。」