メール起点の発注依頼をkintoneで確実に運用

販促領域において物流機能を強みとした広告会社

ディー・エム広告社は、販促キャンペーンの企画・運営から応募受付、問合せ対応、景品の保管・梱包・発送まで、セールスプロモーションをワンストップで支援できる体制を持つ会社です。

• 自社開発のキャンペーンシステムを活用したデジタルキャンペーンの企画～運用

• コールセンターの開設

• 景品や販促品の在庫管理・梱包・発送

といった形で、「オペレーション x テクノロジー」を掛け合わせたサービスを展開してきました。

その中で、社内の業務基盤として活用が進んでいるのが kintone です。

倉知様：
「もともと販売管理システムやスクラッチ開発も経験してきましたが、ここ数年はkintoneを中心に業務アプリを整える動きが進んでいます。
汎用的で、現場の業務に合わせて柔軟にアプリを作れるのが魅力ですね。」

現在は約１００名規模でkintoneを利用しており、社内の請求管理や原価管理といった請求管理システムから、業務管理アプリまで、少しずつ活用範囲を広げている段階です。

課題：メールで届く発注・発送依頼を、確実に業務へつなぎたい

今回のデータシンカー導入のきっかけになったのは、特定の重要顧客から届く発送依頼の扱いでした。

倉知様：
「ある顧客企業様では、社内の受注システムから、当社に対してイベント備品の発送依頼が飛んできます。その連携方法がメールと決まっていて、その仕様に合わせて業務アプリを設計する必要がありました。」

メールには、発送先や内容物、希望着日など、発送手配に必要な情報がまとまって入ってきます。
一方で、メールは担当者の受信箱に埋もれやすく、「いつ誰が対応しているか」「今どのステータスなのか」 を部門横断で追いかけるのが難しいという課題もありました。

以前使っていた販売管理システムには、メールを受信すると自動で受注データを作る機能があり、その運用になじんでいたことも、今回の検討には影響しています。

解決策：メールを起点にkintoneへ自動登録

そこで採用されたのが、DataSyncer メール to kintone（データシンカー） です。

メールからそのままkintoneへ

データシンカーは、受信メールの本文から必要な情報を抽出して、kintoneアプリのフィールドへ自動登録できます。

倉知様：
「以前のシステムでできていた “メールから自動でレコードを作る” という感覚に、一番近かったのがデータシンカーでした。業務の入口である「メール」を変えずに、そのままkintoneに繋げられるのが良いと感じました。」

ログがkintoneで見える安心感

今回の運用では、発送管理アプリとは別に、データシンカーの処理ログを保管するアプリも用意しています。

• どのメールを受信したか

• 登録先のレコードのURL

• 処理の成否

といった情報を、すべてkintoneアプリ上で確認できます。

倉知様：
「発送依頼は漏れると大きな問題になるので、本当に全部入っているのかを最後まで確認できる仕組みは重要です。データシンカーは処理の中身をkintoneアプリで追いかけられるので、運用側としても安心感があります。」

サポートはゲストスペースで完結

データシンカーの各種設定や運用に関する質問は、kintoneのゲストスペース上で行います。

倉知様：
「ゲストスペースにポータルが用意されていて、そこからマニュアルやQAにアクセスできますし、その場で質問もできます。普段使っているkintoneの中でやりとりが完結するので、管理がしやすいですね。」

発送管理アプリ × メール連携で、業務フローが見える化

実際フローは以下の通りです。

1. 顧客企業のシステムから、ディー・エム広告社宛に発送依頼メールが送信される

2. データシンカーがメールを受信し、発送管理アプリにレコードを自動作成

3. 事務局担当者に通知が行き、内容を確認

4. 物流部門が発送手配を行い、完了日などをkintoneに登録

5. ステータスの進行状況をkintoneで一元管理

6. 必要に応じて、kMailerで顧客企業へのメール連絡も行う

それまでは「メール」と「人の記憶」に依存していた部分が、kintoneのレコードとステータスとして整理され、誰が見ても現在の状況が分かるようになりました。

倉知様：
「拠点や担当が変わっても、同じ画面を見ながら話ができるのは大きいですね。いつ依頼が来て、いつ出荷したのかが一目で追えるようになりました。」

導入効果まとめ

今回の取り組みにより、発送依頼業務の流れが整理され、現場では次のような変化が生まれました。

• メールで届く発送依頼を起点に、依頼から発送完了までの流れをkintone上で一貫して管理できるようになった

• 発送状況を部門・拠点をまたいで共有でき、進捗確認がしやすくなった

• 依頼メールの見落としリスクが減り、運用面・心理面の負担が軽減された

• 発送管理アプリを基盤に、今後の業務拡張やkintone活用の型が見え始めた

• 重要顧客とのやり取りを、安定して回せる業務ラインとして整備できた

すべてを一度に変えるのではなく、「ここだけは確実に回したい」業務に焦点を当てたことで、無理のない形で、確かな業務改善につながっています。

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