formrunで受けた回答をkintoneに自動連携！

formrunのご紹介

テンプレートが豊富

formrunは約25万人が利用している、国産のWebフォーム作成ツールです。

formrunには、問合せ対応、資料請求、申し込みフォームなど、さまざまな場面を想定したフォームのテンプレートが用意されていますので、最適なフォームを作成することができます。便利ですね！

「カンバン方式」で問合せを管理

そして、フォームへの回答情報をformrun内でカンバン方式（Trelloやteamsにも似た機能があります）で管理できる点が視覚的にも非常に使いやすいです。

kintoneユーザーのニーズと課題

さて、kintoneユーザーの皆様もformrunを利用されていることもあるかと思います。その際、やはり「問い合わせ情報をkintoneアプリにも登録したい」というニーズがありますよね？ただ、これを実現しようとすると以下の課題があります。

• formrunへの入力データを書き写す「人」をアサインすることが必要

• 人の手を介してデータを移行するには手間と時間がかかる

• 入力漏れやコピペミスのリスクがある

これらの課題を解決するには人手ではなく「formrunへの入力データをkintoneへ自動保存する」方法が必要になります。以下では簡単な設定でformrunの入力データをkintoneへ自動で連携する方法を解説していきます。

formrunとkintoneを連携

formrunには、フォームに回答があった際に各入力項目をまとめた受信通知メールを送信する機能が標準で用意されています。

今回は、この受信通知メールを活用してkintoneへの自動登録をしていきます。

そこで登場するのが「DataSyncer® メール to kintone（データシンカー）」です。データシンカーは複雑なプログラムの知識を必要とせず、メール情報をスムーズにkintoneへ自動連携するサービスです。

ここからは、この「データシンカー」を用いて、通知メールの内容を自動でkintoneに保存するための手順をご説明します。

formrun-kintone連携のステップ

formrun側の設定

まずは、受信通知メールの設定を行います。送信先メールアドレスの中にデータシンカーの受信用メールアドレスを登録します。

入力フォームの用意

今回用意した「お問合せフォーム」は以下の画面です。formrunで使用したいフォーマットを選択するだけで完成です。

フォームに回答を送信すると、管理者に以下の通知メールが送られてきます。

この通知メールに記載された項目をkintoneに連携させます。

kintone側の設定

kintoneアプリのフィールドは以下の項目を作成しました。

通常ならこのアプリにメール内容を手作業でコピペしていきますが、毎日何通ものメールを処理することを考えると現実的ではありませんね。

データシンカー側の設定

データシンカー側では、メール本文から「どの情報を抜き出し、それをkintoneのどのフィールドに対応させるか」の設定を行います。（設定はJSON形式で記載します）

以下は今回の通知メールの設定例です。（「JSONの作成は難しい」という方にはもちろん弊社サポートスタッフがお手伝いいたします！）

上記では、メール本文から抜き出したい個所を指定して、kintoneのどのフィールドコードに設定するかが定義されています。ここまでで、formrunとkintoneアプリの接続設定は完了です。

動作確認

それではさっそくformrunへデータ連携してみましょう。
formrunへの入力内容がkintoneアプリに自動登録される様子をご覧ください！

まとめ

これまで手作業でコピペしていたformrunの入力データが、通知メールとデータシンカーを活用することでほぼリアルタイムにkintoneに自動保存されるようになりました。（必要な設定作業は、１．formrunでメールアドレスを登録２．データシンカーで登録設定　の２つだけです！）

今回はお問い合わせフォームからkintoneへの自動保存を実現しましたが、「DataSyncer メール to kintone」を活用すれば、「注文履歴」「資料請求」など、さまざまな場面でkintoneへの自動保存が実現できます。

「DataSyncer メール to kintone」は、無料トライアルが可能です。こちらまでお気軽にお問い合わせください！