SAPの実績データをkintoneへ自動連携

公開日 2022/11/8

化学系の外資系企業のお客様（従業員350名）では、SAPの売上実績データ（KE24＝SAPの売上の実績明細）を、「DataSyncer® for kintone（データシンカー®）」で毎朝kintoneへ自動で登録しています。営業担当者や小売りの各店舗は、kintoneを開くだけで、前日までの自部門の売上実績を確認できます。

SAPの売上データを、現場に届けられなかった

SAPはライセンスの費用が高く、全社員には配れません。売上実績を自分で確かめられるのは、SAPのライセンスを持つ一部の社員に限られていました。営業担当者や各店舗が自部門の数字を知りたいときは、ライセンスを持つ担当者に、データを出してもらう必要がありました。

データを配る側の負担もありました。情報システムの担当者は、毎朝SAPから出力したCSVをExcelで開き、金額のカンマを外してから、kintoneへ手作業で取り込んでいました。金額を扱うため、取り込みのたびに確認が欠かせない作業でした。

CSVをフォルダに置くだけで、kintoneへ登録

毎朝、経理担当者がSAPからKE24のCSVをダウンロードし、PCの監視フォルダに置きます。データシンカーはファイルを検知して、kintoneの売上実績アプリへ自動で登録します。

SAPの側には手を入れていません。CSVをダウンロードする手順も、これまでと同じです。変わったのは、その先のExcelでの加工と、kintoneへの取り込みがなくなったことです。

加工の設定は、最初に一度だけ

データシンカーでは、次の3つを一度設定すれば、以降はCSVを置くだけで登録が終わります。

文字コード：SAPから出力したCSVに合わせて、UTF-8を指定します
CSVの列とkintoneのフィールドの対応づけ：「Period/year」を年月、「Document number」を伝票No、「Sales Office」を店舗、「Product」を商品、「Gross Sales」を売上金額のフィールドへ入れます
文字の置き換え：売上金額に入っているカンマを取り除いてから、数値として登録します

これまでExcelで行っていた前処理は、データシンカーが登録の前に行います。担当者がCSVの中身に手を触れないため、加工の手順を誤ることもありません。

部門ごとに、自分の売上だけを見る

始業時には、前日までの売上実績が、kintoneのグラフで見られます。営業担当者は担当する部門の数字を、各店舗は自店の数字を、kintoneのアプリから確かめます。前月との比較や、商品ごとの売れ行きの確認にも、kintoneの一覧とグラフをそのまま使えます。

見られる範囲は、kintoneのアクセス権で部門ごとに決めています。SAPのライセンスを増やさずに、売上データを必要な部門へ、必要な範囲だけ届ける形です。

月末の5万行も、約20分で取り込み

SAPから出力するCSVは、月末など多い日には5万行を超えます。それでも、kintoneへの取り込みは約20分で終わっています（2022年11月時点）。

自社で組むときに、先に決めておくこと

同じ仕組みを自社で組むときは、次の3点を先に決めておくと、設定がすんなり進みます。

追加か、更新か：この事例では更新のキーを設定せず、取り込んだ行をそのまま追加しています。同じデータを入れ直す運用なら、伝票番号などを更新のキーにします
kintoneのAPIの上限：kintoneは1アプリあたり1日10,000リクエストまでです。データシンカーは約100行を1リクエストで登録するため、「1回に流す行数 ÷ 100 × 1日の実行回数」が枠に収まるかを確かめます
動かす端末：この事例では経理担当者のPCで動かしています。担当者が不在の日も止めたくない場合は、常時起動している共用サーバーに置く形を選べます

考え方の詳細は、基幹システム・ERP連携のよくある質問にまとめています。