メールとkintoneアプリでシンプルな報告システムを作ろう

報告までの手数を最小限に！

多くの企業で、営業活動や現場作業の報告業務をkintoneアプリで管理しているのではないでしょうか。チーム全員で情報をリアルタイムに共有でき、業務の可視化に役立つ非常に便利な使い方です。

しかし、現場からはこんな声も聞かれることがあります。

• スマホアプリからの入力が面倒で、簡単に報告できる手段がほしい

• kintoneライセンスがないスタッフにも報告に参加してほしい

• 写真を撮ってわざわざアプリに添付するのが手間

そこで今回は、これらの手間を最小限に抑えた「メールをするだけでkintoneに報告登録する方法」をご紹介します！

メールを送信するだけでアプリへの登録が完了

メールをkintoneアプリにダイレクト登録するには「DataSyncer® メール to kintone（データシンカー）」という連携サービスを利用します。

この連携サービスは、専用アドレスに送信だけでメール情報がkintoneアプリに登録されます。もちろん、メールを送信するだけですので、kintoneのライセンスを持たないスタッフでも簡単に参加可能です。しかも、写真などの資料もメールに添付するだけでアプリに反映されます。

仕組みは簡単：メールアドレスとアプリを紐付けするだけ

システム構成はシンプルです。データシンカーのクラウドサービス上に専用のメールアドレスを設定してkintoneアプリIDと紐づけます。この設定だけで、送信されたメールがkintoneの報告アプリに反映される仕組みが完成します。

投稿者を管理するために「Fromアドレス」を使用することもできます。さらに、Fromのメールアドレスをキーに「投稿者マスター」からルックアップすることも可能です。

様々な利用シーン

通常の日報業務のほかにも以下のような業務現場で活躍できます。

利用業務シーン1：設備保守点検の状況報告

製造業や建設業の現場では、設備や機械のメンテナンスが日常業務です。点検時の状況や異常の発見など、細かな状況をチーム全員に逐次共有する必要があります。

作業中にスマホで写真を撮り、そのままメールを送信するだけでkintoneに報告が完了。点検の異常発見時などにも即時に対応策を共有でき、現場対応のスピードアップに貢献します。

利用業務シーン2：営業活動のリアルタイム共有

営業担当者が複数の顧客を回る場合、訪問後すぐに活動報告を行いたい場面が多々あります。例えば、新しい商談の進展や、顧客からのフィードバックなどをチームで即時に把握したいケースです。

移動中や訪問先からのメール送信で報告が完了。移動中でも営業活動をリアルタイムにkintoneで共有することで、他のチームメンバーやサポート担当が素早く対応できる体制が整います。

導入費用

気になる費用ですが「DataSyncer メール to kintone（データシンカー）」は初期費用10万円、月額１万円で導入可能です。

サイボウズデイズに出展しました！

先日開催されたCybozu Daysでは、多くの来場者に実際にお試しいただきました。専用QRコードをスマホで読み取るだけで、自動で定型文をセットしたメーラーが起動し、報告内容と写真を添付するだけで日報が完了します。

簡単操作で即時に報告できると高評価をいただきました！

いかがでしょうか？手間なくkintoneに報告を集約できるこのシステムで、業務効率を一段と高めてみませんか？

データシンカーの詳細はこちらのページもご覧ください。