【税理士事務所】問合せフォームからkintoneへの転記を自動化

税理士事務所における問い合わせ受付管理

東京会計総合事務所（東京都杉並区）ではあきばれHPで制作したホームページからの問い合わせ情報をkintoneの受付アプリで管理しています。

お客様が問い合わせフォームに情報を入力すると、通知メールが所員に送付され、内容をkintoneアプリに転記したのち、担当が割り振られる業務フローになっています。

問合せ管理をkintoneで行う課題

ところが繁忙期などにはこの転記作業が後回しになりがちで、顧客サービスの低下を課題としていました。

メールからアプリへの転記箇所は「顧客名」「メールアドレス」「問い合わせ内容」の３つだけなのですが、日に何通も溜まってくるとどうしても入力自体が負荷になってしまいミスも誘発されるなどの課題がありました。

そこで同事務所は、メール情報をkintoneにダイレクト登録する「DataSyner メール to kintone（データシンカー）」を導入。問い合わせフォームからの通知メールをkintoneアプリに自動登録することで、kintoneアプリ上で担当を即時にアサインされ、受付業務が漏れやミスなく流れるようになりました。

Before

• 問い合わせのたびに手動での転記作業が必要

• 複数の問い合わせが漏れなく転記されたかどうかのチェックが必要

• 抜け漏れや転記ミスが発生

After

• 転記作業自体が不要に

• 漏れやミスがゼロに

• 問い合わせがあるとkintoneアプリ上で即時に担当をアサイン

DataSyncer® メール to kintoneとは

データシンカーは、専用のメールアドレスに送付されたメールを自動的に解析してkintoneアプリに登録するkintoneデータ連携サービスです。

今回のケースでは、お問合せフォームに設定する通知メールのアドレスを設定するだけで、送信されてきたメール本文の「顧客名」「メールアドレス」「問い合わせ内容」を自動的に解析、分割してそれぞれのフィールドに登録することができました。

あきばれHPとkintoneとの連携方法

同事務所では制作実績１万社を超える【あきばれHP】を活用して自社のホームページを運用しています。

今回のkintoneとの連携設定は、あきばれHP側の変更はデータシンカー専用のメールアドレスを設定するだけで完了しています。

既存のWebフォームとkintoneの連携

いかがでしたでしょうか？

通常、入力フォームとkintoneとを連携させる場合、既存のフォームとは別に新たに「kintone専用の入力フォームプラグイン」の設置が必要であったり、特別な連携プログラムの開発が必要となりますが、データシンカーのメール連携機能を活用することで、既に設置されているフォームとキントーンとのデータ連携を簡単・低コストで実現できた事例でした。