kintoneアプリ間との連携を実現する「DataSyncer® アプリ to kintone」の動作について、実際のモデルを通して解説するシリーズです。
「DataSyncer アプリ to kintone」は、FromとToアプリのフィールドマッピング、連携タイミング、レコード絞り込み条件の３つを設定するだけでアプリ間連携の自動化を実現するサービスです。
このシリーズでは、ゲストスペースにある取引企業との発注管理における「マスター同期」「取引集約」「予実管理」について、どのようなアプリ間連携ができるかを説明していきます。
第一回は「ゲストスペースの複数の商品マスターアプリへ同期する方法」を解説しました。
まずは全体像のおさらいです。
全体像
この会社は取引先企業の「玉田商事」と「藤田物産」から自社製品の発注をゲストスペースにある発注申請アプリで受付をしています。
発注申請アプリで行われた発注は、発注集中管理アプリで発注業務を集中的に処理しています。
さらに、予算アプリと発注集中管理アプリからのデータから、予実管理アプリで予算と実績の管理をしています。
課題
この構成における課題は以下のとおりです。
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ゲストスペースの発注申請アプリからは通常スペースの商品マスターをルックアップ参照できないため、ゲストスペースごとに商品マスターを用意している。このためそれぞれのゲストスペースの商品マスターにレコードを同期する必要がある。
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各ゲストスペースに入力された発注申請レコードのデータを集約結果を発注集中管理アプリにコピペして追加している。
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予実管理アプリへは、発注集中管理アプリのレコード集計結果を登録できないため、エクセルで集計した結果をインポートしている。
本日は２の「 複数アプリから１つのアプリへの集約（コピペ）が大変」について解説します。
「複数のアプリのレコードを１つのアプリで管理したい」という声は業務現場で多いのではないでしょうか。通常は手動で一レコードずつコピーするか、CSVでまとめて流し込むなどの方法がありますが、それぞれ時間やミスのコストが発生してしまいます。
今回のように、複数存在するアプリデータを１つのアプリで集中管理したい場合、「DataSyncer アプリ to kintone」を使って自動化することができます。
アプリの構成
発注申請アプリ
玉田商事、藤田物産のゲストスペースにそれぞれ専用の発注アプリを用意して、各社はこのアプリに発注内容を入力していきます。
玉田商事ゲストスペースの発注アプリです。
藤田物産の発注アプリです。ステータスを「発注する」に変更すると発注が確定される運用になっています。
受注集中管理アプリ
受注側では以下のアプリのように各社からの発注情報を集約して管理しています。
さらに、商品単位で管理をするためテーブル情報をレコードに展開しています。
各社の発注ステータスが確定されると、上記の受注集中アプリにレコードが自動的に追加されていきます。
集約イメージ
ゲストスペースの２つの発注申請アプリから、通常スペースの発注集中管理へは以下のようにデータを集約します。集約するタイミングは発注申請アプリでステータスが発注確定になったときです。
また発注明細のテーブルデータをレコードに展開して集約を行います。
実際の連携設定
それでは、今回のレコード集約を実現する「DataSyncer アプリ to kintone」側の設定を見ていきます。
FromアプリとToアプリの設定
「DataSyncer アプリ to kintone」では専用の設定用kintoneアプリで、連携したい元アプリFromアプリと連携先のToアプリを設定するだけで、簡単に連携設定ができる仕組みが用意されています。
上記例は、ゲストスペースアプリ（ゲストID：17 アプリID：69）から通常スペースのアプリ（アプリID：71）へ連携する設定になります。今回は２つのアプリからの集約ですので、同様にもう一つのゲストスペースアプリの設定も追加します。
フィールドマッピング
次に連携するFromアプリのフィールドとToアプリのフィールドをフィールドマッピングで設定します。これらのマッピングに従ってレコードデータが連携されます。
また、テーブルデータをレコードに展開する場合「DataSyncer アプリ to kintone」では、「テーブルフィールドコード%列フィールドコード」と入力すると、自動的にテーブル展開された結果が連携されます。
上記の例では発注明細テーブルの各列を展開してToアプリに連携します。
連携タイミング
次にレコードデータを連携するタイミングを設定します。
ここでは、発注申請アプリのステータスが「確定」に変更されると即時に受注集中アプリに反映される「リアルタイム（Webhook）」を設定しています。
絞り込み設定
最後に、対象レコードを絞り込むための設定を行います。
絞り込みの設定はFromアプリに作成した一覧IDを指定するだけです。これにより、一覧で設定した条件のレコードのみがToアプリに連携されます。
今回は上記のようにステータスが「発注完了」のみの一覧を作成しています。
設定のおさらい
今回もフィールドマッピング、連携タイミング、絞り込み設定により、テーブル展開を含めたアプリレコードの集約を実現できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
複数のアプリから１つのアプリに集約することで、それぞれのアプリを見に行く必要が無くなり業務フローをシンプルにできます。またテーブルデータをレコードに展開すると集計や分析がより実施しやすくなります。
次回は３つ目の課題「レコードの集計結果をアプリに登録したい」について解説していきます。
１つ目の課題「ゲストスペースの商品マスターに同期」はこちらからご覧ください。
さまざまなアプリ同士を連携するクラウドサービス「DataSyncer アプリ to kintone（データシンカー）」の詳細はこちらご確認ください。
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